解并实现 IBM Lotus Notes 的本地邮件副本

　　复制所提供的灵活性和自由性是使用 IBM Lotus Notes 的无与伦比的优点。许多组织选择在全天候的基础上利用这个功能强大的特性，并将其用户配置为使用 Notes 数据库（包括邮件数据库）的本地副本。

　　除了上述文章中所讨论的要点外，Lotus Notes/Domino 还添加了其它特性，从而使实现本地邮件副本更具吸引力。本文讨论了这些新增的增强功能，并推荐了一些设置本地邮件副本的方法。在解释本地副本模型和（在您的基础设施内建立此环境相关的）技术细节之前，让我们先来看一个模型的适用性示例。

　　实现本地邮件副本的示例

　　每个环境都有特殊的要求，因此很难给出一套可适用于所有机构的标准或建议。下面的示例将协助您制定出成功的计划用于部署本地邮件副本。

　　XYZ 公司已经为每个新区域部署了 Lotus Domino 邮件服务器，因为这是已架构的标准配置且大多数是少于 25 名用户的站点使用了低带宽。公司内的大多数电子邮件通信是发生在区域之间的，同一个办公室内的用户之间很少互发电子邮件。随着时间的推移，该环境中在中央位置之外的 Lotus Domino 邮件服务器的数量增加到 37 个，为约 1,400 个用户提供服务，而总部有两个集群的 Lotus Domino 邮件服务器，为 2,900 个用户提供服务。公司财务部对运行电子消息传递环境所需的服务器数量和许可证数量提出了疑问。为了减少所需的服务器数量和许可证数量，同时仍提供高可用性和负载平衡，IT 部决定将一部分用户重新定位到中心办公室并实现本地邮件副本。

　　IT 团队评估了公司的当前使用模式，确定了服务器位置、用户数量和可用带宽。表 1 定义了以下类别。

　　表 1. 当前使用模式的评估

　　环境中站点的数量用户数量可用带宽推荐的操作11少于 25 人集中125 – 50 个用户小于 256 KB集中（监控）725 – 50 个用户大于 256 KB集中250 – 150 个用户小于 1 MB部署集群的服务器1350 – 150 个用户大于 1 MB集中3多于 150 个用户部署集群的服务器

　　根据评估的结果，IT 部决定在其环境中将 32 个站点集中到总部的两个集群的服务器上，并将五个附加的服务器部署到继续维护服务器的站点上。这样服务器的总数从 39 个减少到 14 个，并为所有用户提供了一个高可用性且负载均衡的环境。

　　高层 IT 领导要求环境中的所有用户使用一套相同的访问方法。为了实现这点，IT 团队开发了定制的 Setup 和 Desktop 策略来实现部署过程自动化。在做出迁移到本地邮件副本的决定之前，该环境包含一个 Desktop 策略和一个 Setup 策略。为了确保将数据复制到终端用户的请求不会造成此环境过载，IT 团队为每个位置开发了 Setup 和 Desktop 策略，这样他们可以控制复制进程。将重心转移到本地邮件副本后，通过为每个服务器实现一套策略，IT 团队将重心转移到更少量的 Setup 和 Desktop 策略。

　　环境转移到本地邮件副本后，IT 团队减少了服务器数量。服务器数量的减少和集群的实现允许在服务器上进行维护时，用户无需任何停机。这样提高了用户对环境的整体满意度。

　　对本地邮件数据库复制的说明

　　我们经常听到人们谈及本地邮件和基于服务器的邮件。这究竟是什么意思呢？本地邮件数据库复制指的是在用户的工作站上获得他或她的邮件文件副本，使得用户不必连接到服务器就能使用其电子邮件。按照周期性间隔发送外发的电子邮件，同时复制服务器上的邮件文件来交换两个数据库之间的任何更改。对该环境配置的描述如图 1 所示。

　　图 1. 本地邮件副本环境配置

　　若要创建该类型的环境，您需要在用户的 Lotus Notes 客户机上配置某些设置。

　　必须在用户的工作站上创建用户邮件数据库副本。强烈推荐使用目录编目，便于用户在本地对邮件消息进行寻址时查找名称。您、管理员或用户可以从用户的工作站或利用 Lotus Notes/Domino 策略来手动创建本地副本。创建了本地副本和目录编目后，必须将其设置为使用这些数据库的服务器副本进行复制，以便保持同步修改。我们推荐每 30 分钟对这些数据库进行一次复制。将复制操作配置为每 30 分钟发生一次，可以确保客户机不会因为过于频繁的复制操作而降低服务器和客户机的性能。

　　必须将工作站上的 Lotus Notes 用户性能设置为检查服务器上的新邮件。应将此性能设置为每 5 分钟进行一次检查，即允许用户以远远小于 30 分钟复制间隔的时间间隔来接收邮件。这将确保客户机维持与 Domino 服务器的开放会话并频繁接收新邮件通知。

　　用户工作站上的 Lotus Notes 客户机还必须将用户邮件文件的本地副本指定为操作电子邮件的位置。另外，必须对客户机配置进行一些修改，以便指定对邮件消息进行寻址时所使用的本地目录编目。通过这些修改，用户可以在其本地副本上进行无缝操作，并拥有非常接近在服务器上进行操作的体验。

　　这似乎是用户或您在用户工作站上手动进行了一些修改。虽然手动配置是一种选择，但是您还可以在 Lotus Notes/Domino 环境中创建完成这些修改的策略，而不必访问单个的工作站。因为策略允许您同时重新配置大量工作站，所以应格外注意以颗粒化方式展开这些修改，以免创建邮件文件副本和目录编目的请求突然同时涌向网络。

　　对使用本地邮件副本的增强

　　很多机构出于各种原因更希望他们的用户使用本地邮件副本。但是从管理的角度看，通常这种配置存在很多缺点。这些缺点与工作站的配置、用户培训以及向用户提供目录服务有关。由于新版的 Lotus Notes（V6.0 和更高版本）在复制、策略和目录编目方面进行了改进，所以本地邮件副本更易于管理。

　　网络压缩

　　从 Lotus Notes 6.x 版开始，对复制进行了较大的修改，因此大大提高了速度和网络使用的效率。如果没有通过路由器或 VPN 软件对网络通讯进行压缩，那么引入复制压缩会将客户机和服务器之间的数据量减少至 30-40％。

　　流式复制

　　另外，Lotus Notes V6.0 引入了流式复制。此功能提高了用户使用本地邮件副本时的体验。进行复制时，新文档按照从小到大的顺序复制到本地邮件副本。这就消除了首先复制带有大附件的单个消息时要等待其他许多邮件消息的情况。将文档复制到本地邮件数据库时，流式复制还允许用户查看并使用这些文档，因此不必等到所有修改的复制都完成后再使用新消息。

　　异步通知

　　从 Lotus Notes V6.5.x 版开始，引入了异步通知。如果 Notes 客户机与本地邮件副本一起使用，且开放连接到 Domino 服务器，则 Domino 服务器将发送新邮件消息通知到客户机。由 Domino 服务器发送的通知将触发 Notes 客户机来复制邮件文件，并将新消息带到本地邮件副本中。该复制不需要用户的介入且不依赖于在 Lotus Notes 客户机中设置的复制进度。此功能允许用户在使用本地副本的同时接收传入的邮件消息。

　　策略

　　引入了策略来协助您配置并维护用户工作站上的设置。在配置用户的工作站时，这个强大的功能将为您带来很大的灵活性。通过使用策略，您不必访问用户工作站就可以对整个配置设置（这些配置设置是用户使用本地邮件副本时所必需的设置）进行设定。本文稍后将展示如何设置策略来管理该场景。

　　目录编目

　　虽然在复制和策略方面的改进是非常强大的功能，但成功实现用户本地邮件副本的关键在于创建目录编目。可以创建两种目录编目类型。

　　压缩式或便携式目录编目

　　便携式目录编目包含了 Domino Directory 和所选择的其它目录中的用户和组条目。便携式目录编目对选入目录编目数据库中的目录的条目进行了压缩。用于压缩条目的默认比率大约是 Domino Directory 中的 255 条记录（1 条相当于 1 个用户或组条目）压缩为便携式目录编目中的 1 条记录。因此该目录编目非常小，只能按姓或名排序，在创建目录编目时必须指定排序方法。

　　扩展式目录编目

　　扩展式目录编目以 Domino Directory 和所指定的其它目录中的用户、组和服务器条目为基础。扩展式目录编目提供了未经压缩的条目，因此该目录编目比便携式目录编目大得多。但是因为该目录编目不包含 Connection 目录、程序目录等等，所以它比 Domino Directory 小。它在查找用户方面也是非常灵活的，其查找方式与 Domino Directory 的查找方式相同（即搜索姓、名、缩写名等）。

　　使用本地邮件副本时，用户满意度的关键因素在于离线工作的用户能够在目录中查找名称。便携式目录编目和扩展式目录编目各有利弊。便携式目录编目比较小，而扩展式目录编目提供了更灵活的查找功能。应该基于目录编目的大小来选择适合您的环境的目录编目。如果创建了扩展式目录编目且大于 50 MB，则使用便携式目录编目。将目录大小用作两种目录编目类型之间的决策点考虑了两方面因素，一方面是用户花费在复制目录上的时间，另一方面是目录的增长。

　　既然我们已经讨论了使用本地邮件副本的环境的关键因素，那么下面看一下如何创建并配置环境。

　　配置环境

　　为了使用户成功使用本地邮件副本并在使用中维护丰富的用户体验，需要在用户工作站上启用并配置一些设置。可以在用户工作站的 User Preferences and Location 文档中找到这些设置，如表 2 所示。

　　表 2. 需要配置的字段一览表

　　工作站设置值Create Local ReplicasMail file, Directory CatalogUser Preferences Cascade Directory Catalog (MailGeneral tab)目录编目数据库的名称Check for new mail every (MailGeneral tab)5 minutesAutomatically refresh Inbox (MailGeneral tab)EnabledCreate full-text indexing for searching (Replication tab)EnabledShould Notes encrypt new replicas? (Replication tab)Locally encrypt using Medium encryptionLocation Document (Mail tab) Mail file locationLocalRecipient name type-aheadLocal OnlyMail addressingLocal and ServerTransfer outgoing mail if1Location Document (Replication tab) Enable ReplicationEnabledCreate new replicasImmediatelyReplicate when Notes startsEnabled, Prompt before replicatingScheduleEnabledReplicate daily between7:00 AM – 7:00 PMRepeat every30 minutesDays of weekMon, Tue, Wed, Thu, FriReplicate when Notes endsPrompt to replicate when Notes shuts down, In anything is waiting to be sent.

　　在用户工作站上配置这些设置有两种方式：手动或使用策略。本部分将按步骤手动配置客户机。下一部分将讨论如何使用 Lotus Domino 策略来设置这些参数。

　　本地副本的创建

　　默认情况下，Lotus Notes 环境的设置不会创建邮件数据库的本地副本或用于本地复制模型的目录编目。以下任务的中心是邮件数据库，但是完成这些目录编目的步骤也是同样重要的。

　　注意：在创建目录编目的本地副本之前，请先在 Domino 服务器上创建目录编目。

　　注意：如果终端用户环境中存在非一致复制的邮件数据库本地副本，请删除并重新创建该数据库，从而避免在启用复制时先前已删除的文档再次出现在数据库中。

　　在工作站上选择邮件数据库并选择 File – Replication – New Replica，创建新的邮件数据库副本。接受新副本的默认设置并单击 OK 以确认在本地工作站上创建的新副本（参见图 2）。

　　图 2. Create Replica 对话框

　　设置本地邮件副本的密码

　　请确保在本地对邮件数据库进行了加密以保护数据。打开 Database Properties 方框，然后单击 Encryption Settings 按钮。在 Encryption 对话框中，选择 “Locally encrypt this database using” 选项，然后从下拉列表中选择合适的加密等级。默认的加密等级是 Medium Encryption。

　　注意：依据环境的安全性要求，可能需要不同的加密等级。Domino 环境考虑了三个加密等级。

　　配置用户偏好

　　User Preferences 对话框包含了客户机配置设置。选择 File – Preferences – User Preferences 来打开此对话框。若要确保邮件文件的本地副本中及时出现新邮件，请选择 Mail - General 标签并配置以下设置（参见图 3）：

　　在 Configuration 部分的 Local address books 字段中输入或浏览到本地目录编目的文件名。

　　在 Receiving 部分，选中 “Check for new mail every” 选项，然后将间隔设置为 5 minutes。

　　在 “When New Mail Arrives” 部分，选中 Automatically refresh Inbox 选项。

　　图 3. User Preferences 对话框中上的 Mail 设置

　　选择 Replication 标签并配置用于创建新副本的默认设置（参见图 4）。

　　选择 “Create full text index for searching” 选项，以确保所有新副本做好搜索准备。

　　选择 Locally encrypt using 选项，并确定适当的加密等级。这将确保默认情况下对在本地复制的所有数据库进行加密以保护数据。

　　图 4. User Preferences 对话框上的 Replication 设置

　　配置 Location 文档

　　通过典型的客户机安装过程，将 Notes 客户机配置为使用基于服务器的邮件数据库和目录信息。对于准备使用本地邮件副本的用户，请修改 Personal Address Book 中的 Location 文档，以便使用工作站上的本地资源和基于服务器的资源。

　　打开 Location 文档，选择 Mail 标签，然后设置以下值（参见图 5）：

　　Mail file location：设置为 Local

　　Recipient name type-ahead：设置为 Local Only

　　Mail addressing：设置为 Local then Server

　　Transfer outgoing mail messages if：设置为 1 (messages pending)

　　图 5. 配置 Location 文档中的 Mail 选项

　　下一步是从服务器启用数据库的复制。在 Location 文档的 Replication 标签上，设置以下值：

　　Enable replication：设置为 “Replication is enabled for this location”

　　Create new replicas：设置为 Immediately

　　Replicate when Notes starts：设置为 “Replicate when Notes starts” 和 Prompt before replicating

　　Schedule：设置为 Replication Interval

　　Replicate daily between：设置为 7:00 AM – 7:00 PM

　　Repeat every：设置为 30 minutes

　　Days of week：设置为 Mon, Tue, Wed, Thu, Fri

　　Replicate when Notes ends：设置为 “Prompt to replicate when Notes shuts down” 和 “If outbox is not empty”

　　图 6. 配置 Location 文档中的 Replication 选项

　　配置基于服务器的策略

　　在本文前面章节中，我们简单描述了如何为您的环境中的用户手动配置本地邮件副本的使用。通过实施 Lotus Notes/Domino 策略，这些步骤可以自动完成。以下部分将讨论策略的实现，这些策略特定于本地邮件副本环境的准备。

　　有两种策略类型可用于初始化和维护与本地邮件副本有关的设置。在环境中创建新客户机时，Setup 策略用于新客户机。必须注意仅在第一次配置 Notes 客户机时才使用 Setup 策略。当 Notes 客户机启动并打开与 Lotus Domino 服务器的会话时使用 Desktop 策略。Desktop 策略在实现并增强已拥有 Lotus Notes 客户机的用户配置设置方面很有效。

　　创建 Setup 策略

　　以下步骤大致演示了 Setup 策略的创建过程，重点是特定于本地邮件副本的元素。如果已经建立了 Setup 策略，那么可以将其变更为包含本文所指定的修改，以便启用本地邮件副本配置。如前所述，Setup 策略仅适用于新配置。必须将这些设置应用于 Desktop 策略以确保在持续的基础上执行这些设置。

　　打开 Domino Directory 并导航到 PoliciesSettings 视图。单击 Add Settings 按钮并选择 Setup 来创建 Setup 策略。在 Setup Settings 文档的 Basics 标签上，选择 “Create local mail file replica” 选项（参见图 7）。

　　图 7. 配置 Setup Settings 策略中的 Basic 选项

　　在 Setup Settings 文档的 Databases 标签上，将目录编目的数据库链接添加到 Mobile directory catalogs 字段。然后选择 Preferences 标签，在 Mail and News 子标签上将检查新邮件的间隔设置为 5 分钟，并选择 Automatically Refresh Inbox 选项。

　　在 Preferences - Replication 子标签上，启用 “Create replicas ready for searching”，将 Encrypt replicas 字段设置为 Locally encrypt，并将 Encrypt using 字段设置为所需的加密等级（High、Medium、Low）。参见图 8。

　　图 8. 配置 Setup 策略中的 Replication 选项

　　创建并扩展 Desktop 策略

　　仅使用由 Setup 和 Desktop 策略传递的当前功能，尚无法完全配置用户的 Location 文档。在 Desktop 策略文档中，更改邮件类型设置、强制复制以及管理复制进度都不是默认选项。但是，您可以在 Domino Directory 中定制 Desktop 策略文档，从而获得对用户 Location 文档中所有设置的控制权。本部分给出了关于如何定制 Desktop 策略文档来配置并管理那些设置的信息。

　　首先，在 IBM Lotus Domino Designer 中打开 Domino Directory。导航到数据库的 Shared CodeSubforms 区域，然后创建新的子表单 $ClientLocationDoc。

　　在该子表单上，创建带有两个标签（Mail 和 Replication）的表。在 Mail 标签上，重新创建 Personal Address Book 的 Location 文档中的 Mail 标签。不过，请确保每个字段名的前面都添加了 LocAll，如图 9 所示。

　　图 9. 在 Domino Directory 中创建新的 Mail 子表单

　　注意；如果从 Personal Address Book 中的 Location 文档复制表，请注意更改所有 hide-when 公式和字段公式（默认情况、输入解释、输入验证等）中的字段名，即向字段名添加 LocAll。还要确保从所复制的表中移除 MailFile 字段和 MailFormat 字段。这些字段要么已经位于 Policy 文档中的其他位置上，要么特定于用户，且不应使用策略进行管理。

　　完成子表单的 Mail 标签后，请转到 Replication 标签来重新创建 Personal Address Book 的 Location 文档中的 Replication 标签。请再次确保将 LocAll 添加到每个字段名的开始部分，如图 10 所示。

　　图 10. 在 Domino Directory 中创建新的 Replication 子表单

　　注意；从 Personal Address Book 的 Location 文档重新创建表，但不要对表进行复制、粘贴，因为 Location 文档上的大部分字段是共享字段。在子表单中将这些字段作为单独的字段进行创建，这样您以后可以独立维护子表单，修改所有 hide-when 公式、字段公式（默认情况、输入解释、输入验证等），并将 LocAll 添加到所有字段名，而不会影响到 Domino Directory 中的其它共享字段。

　　完成 $ClientLocationDoc 子表单后，请保存并关闭该表单。然后打开 “Policy SettingsDesktop Settings” 表单。在该表单上，在主表的 Databases 标签和 Dial-up Connections 标签之间插入另一个标签。将新标签命名为 Location Document 并在此标签上插入新的子表单（参见图 11）。

　　图 11. 向 Desktop Settings Policy 表单添加新的子表单

　　注意：在对 “Policy SettingsDesktop Settings” 表单进行修改前，请为其创建一个副本。另外，关闭它从 Domino Directory 的设计模板获得更新的能力，以确保当设计模板在定期的目录维护期间被取代或刷新时，您的定制不会被覆盖。

　　在该标签上插入新的子标签后，请保存并关闭 “Policy SettingsDesktop Settings” 表单。测试该表单以确保您的定制显示在目录中并可以配置值。

　　完成定制后，请使用 Lotus Notes 客户机打开 Domino Directory 并导航到 PoliciesSettings 视图。单击 Add Settings 按钮，然后选择 Desktop 来创建 Desktop 策略。

　　在文档的 Basics 标签的 Server Options 部分，选择 “Create local mail file replica” 选项。在文档的 Databases 标签上，将目录编目的数据库链接添加到 Mobile directory catalogs 字段。

　　在所添加的新 Location Document 标签上，选择 Mail 标签（参见图 12）。配置以下设置：

　　Mail file location：设置为 Local

　　Domino mail domain：设置为 Domino 邮件域的名称

　　Recipient name type-ahead：设置为 Local Only

　　Mail addressing：设置为 Local then Server

　　Transfer outgoing mail if：设置为 1 messages pending

　　图 12. 在 Desktop Settings 文档中配置 Location Document – Mail 设置

　　在新的 Location Document 标签上，选择 Replication 标签（参见图 13）。配置以下设置：

　　Enable replication：设置为 “Replication is enabled for this location”

　　Create new replicas：设置为 Immediately

　　Replicate when Notes starts：设置为 “Replicate when Notes starts” 和 Prompt before replicating

　　Schedule：设置为 Replication Interval

　　Replicate daily between：设置为 7:00 AM – 7:00 PM

　　Repeat every：设置为 30 minutes

　　Days of week：设置为“Mon, Tue, Wed, Thu, Fri”

　　Replicate when Notes ends：设置为 “Prompt to replicate when Notes shuts down” 和 “If outbox is not empty”

　　图 13. 在 Desktop Settings Policy 文档中配置 Location Document – Replication 设置

　　在 Policy 文档的 Preferences - Mail and News 子标签上，将检查新邮件的间隔设置为 5 分钟并启用 Automatically Refresh Inbox 设置。在 Preferences - Replication 子标签上，启用 “Create replicas ready for searching”，将 Encrypt replicas 字段设置为 Locally encrypt，并将 Encrypt using 字段设置为所需的加密等级（High、Medium、Low）。保存并关闭 Desktop policy 文档。

　　终端用户和帮助台培训问题

　　如果进行了正确配置，则本地复制模型不需要特殊的用户培训。实现的目标是利用策略使尽可能多的进程自动化。但是，有些项目需要一些培训以确保用户了解可能出现的问题。

　　新邮件通知

　　Lotus Notes 客户机定期检查 Domino 服务器上的新邮件。如果服务器上存在尚未复制到客户机的新邮件，则用户将收到新邮件通知，但无法在其本地收件箱中找到新邮件。消息传递的延时取决于邮件消息的大小和服务器上的活动。当用户使用邮件数据库的服务器副本时，则在用户收到通知之前消息先到达收件箱。

　　在关闭前推迟发送消息到服务器

　　如果在关闭 Notes 客户机前发送了消息，则发送进程可能没有时间将消息发送到服务器。虽然将配置设置为立即发送消息，但是根据消息的大小或与服务器的连接类型，消息可能处于发送过程中。如果尚未完成发送进程，则会显示下面的提示框（参见图 14）。

　　图 14. 在关闭客户机前，警告发出的邮件正在等待传递

　　仅复制邮件以便使服务器上的负载减少到最小

　　对于使用本地邮件副本的用户来说存在一个问题，即他们试图复制 Replication 标签上的所有数据库，而不是使用 replicate Mail Only 选项。在 Replication 标签上，单击 Start Now 按钮并选择以下选项之一：

　　Start Now. 将启动 Replication 标签上所有数据库的复制。

　　Start Mail Only Now. 将启动邮件数据库的复制。

　　Start High Priority Databases Now. 将启动所有被标记为 High Priority 的数据库的复制。

　　请注意 Replication 标签上邮件数据库左侧的选中标记。它标记了要复制的数据库；用户可以取消选中该选项。策略没有强制要求该选中标记保持启用。因此，如果用户取消选中要复制的邮件文件，那么除非她再次标记要复制的数据库，否则不会进行复制。

　　用于配置 Replication 标签的选项

　　您可以修改 Replication 标签以满足用户的需求。下面是一套快速指令，将用户引向 Replication 标签的配置选项。

　　用户可以单击 Replication 按钮上的向下箭头（参见图 15）。可以更改图标大小、更改 replication 标签的显示方式、显示所有数据库或仅显示那些被标记为要复制的数据库、或者创建文件夹来组织数据库。

　　图 15. 修改 Replication 标签的外观

　　结束语

　　本文给出了本地邮件副本模型的全面分析，重点讨论了通过手动和自动方式完整实现环境所需的步骤。如果本地邮件副本模型最适合于您的环境，那么本文最大限度地减少了实现中的问题、工作量和管理过程。