不怕文档毁灭性破坏 WPS文件保险箱随时恢复

曾是否遇上过Office文档(包括Word、Excel、PPT三大类文档)遭遇灾难性破坏的时刻，让你进入上天下地求助无门的无穷?寰?U盘无端端坏了，里面的Office文件自然也没了;硬盘也突然间坏了，一切文件瞬间灰飞烟灭;深夜加班搞定的完美PPT保存在电脑里，但第二天电脑竟然无法开机了……

以上的“恐吓”只想告诉重视文档安全性的您，如果用好WPS Office 2012的文件保险箱功能，那就再也不怕你的Office文档遭遇毁灭等灾难性破坏。

WPS文件保险箱是什么?

WPS文件保险箱是WPS Office 2012 SP1正式版新增的文件备份功能，可以帮助用户将Office文档(包括Word、excel、PPT三大文档)自动或手动备份在金山快盘上，不管电脑上的Office文档被删除被覆盖，都能从WPS文件保险箱里找到任意一个历史时期保存过的文档。

或许，以下图1这个漫画能让我们更好的理解WPS文件保险箱的重大作用!

   图1 WPS文件保险箱的功能和用法

一句话：WPS文件保险箱让你找回曾经保存过任意文档备份，哪怕电脑已经灰飞烟灭。

   图2 WPS支持Word、Excel、PPT三大类文档的备份

接下来，我们来看看怎么用好这个WPS文件保险箱。

文件保险箱——自动备份篇(以WPS文字为例)

文件保险箱有两种备份方式，分别是自动备份和手动备份。我们先来谈谈自动备份，自动备份会在文档每一次被正常关闭的时候自动进行一次备份。假设你对一个Word文档编辑一次后并关闭一次，连续十次，那就会有十个历史文档备份。

注：在测试中，假设Office文档被非正常关闭，例如断电导致WPS Office 2012来不及保存，那么文件保险箱无法帮到备份，但用户可以通过“备份管理”来找到每隔1-10分钟(时间自定)自动保存的文档。

无论打开WPS office 2012文字、表格还是演示(相当于Word、Excel、PPT)，你都能从菜单栏最右边找到“办公空间”。点击“办公空间”之后，就能找到我们的想要的文件保险箱。

   图3 从办公空间找到文件保险箱

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点击“开启自动备份”之后，每一次正常关闭Word文档，都会在文件保险箱里留了一个备份。

   图4 开启自动备份提示

怎么辨别哪个文档开启自动备份或手动备份功能?

使用“开启自动备份”或“手动备份”功能后，已备份文档会在WPS文字标签栏上用绿色显示，方便用户辨认哪个文档已开启文件保险箱功能。这个功能设计好人性化，赞一个。

   图5 绿色代表次文档已经开启了自动备份或手动备份

怎么查看文档历史备份?

查看文档历史备份有两种方法，一种是点击“查看历史备份”，另一种是点击“浏览文件保险箱”。“查看历史备份”可以查看当前文档的历史备份(图6)，而“浏览文件保险箱”就可以查看全部文档的历史备份(图7)。

   图6 “查看历史备份”

   图7 “浏览文件保险箱”

怎么恢复备份?

查看历史备份的方式有两种，那么恢复历史备份文档也有两种方式，在“查看历史备份”下可以自由恢复当前文档的任意一个历史备份(图6)。而在“浏览文件保险箱”下则可以恢复任意文档的任意一个历史备份(图7)。

   图8 恢复之前，文件保险箱会自动备份原文件

文档被备份到哪里?

很多朋友会好奇，文件保险箱的文档会被加密保存在哪里?让笔者来揭开真相吧，WPS文件保险箱会将文档加密保存在同名账号的金山快盘里，只要使用自己的金山通行证账号登陆金山快盘，就可以看到有一个“WPS自动备份”文件夹(图9)，所有文档的历史备份都会保存在那里。

   图9 所有的文档都会被在线加密保存在金山快盘的“WPS自动备份”文件夹里

怎么删除备份?

删除备份的方法也有两种，一种是在“查看历史备份”(图6)里选择要删除的备份点击“删除此备份”，这种删除方式比较保险，不容易出错。另一个方式就是金山快盘里直接将“WPS自动备份”文件夹删掉(图9)，这样全部备份将瞬间被清空。

   图10 删除备份之后，浏览文件保险箱将找不到任何备份

手动备份有什么优势?

接下来我们再回过头来看看手动备份有什么优势，如果说“自动备份”会在正常关闭文档的时候做一个备份，那么“手动备份”就能让用户随时随地做备份。并且还能对备份进行备注，方便用户轻松回忆起这个备份是在什么情况下备份的。

   图11 手动备份可以自己写备注

手动备份快捷键：在编辑Office的文档下，先按Alt+K，然后再按Alt+M。Alt+K，其实就是打开“办公空间”的快捷键，而Alt+M，则是“手动备份”的快捷键。

   图12 手动备份和自动备份的区别之一就在于有没有备注

   图13 添加备注也是为了方便自己!

写在最后

WPS文件保险箱就暂时介绍到这里，WPS文件保险箱可以让文档再也丢不了，可以随时将任意时期的历史备份还原回来，除了WPS文件保险箱，我们还能去哪里找这么强大的文档在线保存功能?