如何利用Excel函数实现分栏打印
发布时间:2022-03-28 02:19:08
平时偶尔需要打印一些列数特少的表格,例:单科成绩表、调资清单、施工员年检名单、产品代码表等等。以施工员年检名单来说就只有序号、姓名和证号3列。直接打印时由于3列表格远小于纸张宽度会出现大量空白,不仅难看也很浪费纸张。因此很有必要把表格分栏排满页面再打印,不过Excel并没有分栏功能,要如何实现分栏打印呢?其实在Excel 2007中用函数就可以轻松实现表格的分栏打印。
1.格式设置
用Excel 2007打开需要分栏的“年检名单”工作表。按住Ctrl键拖动“年检名单”工作表标签复制出一张“年检名单(2)”工作表,并把它重命名为“分栏”。在“分栏”工作表中按Ctrl+A键全选并按Delete键删除数据,以得到一张边框、行高、列宽、字体均与原表相同的空表。
按所需分栏间距调整第4列宽度,然后选中A1:D1复制,再选中第1行右击选择 “选择性粘贴”,在“选择性粘贴”窗口中选中“列宽”,确定把表格A1:D1的列宽设置复制到所有列。
2.输入公式
在A1输入公式=IF(A2=“”,“”,年检名单!$A1),在A2非空时显示“年检名单”工作表的标题A1否则为空,在B2、C3也输入同样公式,不过要把公式中的$A$1分别改成$B$1、$C$1以引用相应标题。
在A2输入公式=IF(INDIRECT(“年检名单!A”&ROW()+INT(COLUMN()/4)*COUNT($D:$D))=“”,“”,INDIRECT(“年检名单!A”&ROW()+INT(COLUMN()/4)*COUNT($D:$D))),在B2、C2也输入同样的公式并把公式中的A全改成B、C以引用相应列的内容。
在D2输入1作为计算行数的依据,并设置字体颜色为白色以让1消失。选中A2:D2向下拖动填充柄复制到C20单元格,即可显示首栏的19行数据。最后选中A1:D20复制,再选中1:20行进行粘贴即可生成所有分栏表格。
公式中ROW()+INT(COLUMN()/4)*COUNT($D:$D)计算出当前单元格数据在原表中的行号。由INDIRECT函数按行、列号引用单元格,再用IF判断当引用的单元格为空时显示为空。COUNT($D:$D)自动统计每页行数,/4为原表格的列数3+1列分隔用的空列。
3.隐藏空表
上面的引用公式让超出原表总记录数的分栏表格不显示数据,但表格线还是在的,还得设置条件格式让空表格自动隐藏。选中1:20行,单击“开始”选项卡的“条件格式”选择“突出显示单元格规则/其他规则”。
在“新建格式规则”窗口的“单元格值”下拉列表中选择“空值”,单击“格式”按钮,在“设置单元格格式”窗口的“边框”选项卡下单击“无”设置为无边框,确定后没有数据的区域就不会显示边框了。
4.最后调整
切换到“视图”选项卡单击“页面布局”即可看到每页的分栏情况。直接拖动水平标尺中的左、右边距,让第1页中打印的最后一列正好是用于分栏的空列,这样才能确保各页的分栏数一致。
若想调整分栏间距,直接调整第4列宽度,再复制A1:D1按宽度“选择性粘贴”到第1行即可,当然也得重新再调整左、右边距以确保分栏数一致。若想在每页表格上添加一个总标题的话,现在你可以单击页面上侧的页眉区,直接在页眉中添加标题。
现在看一下每页打印的行数是否适当,从图中可以看出其实还可以再增加两行。我们直接在2:20行间随便选中两行(17:18行),右击选择复制,再右击选择“插入复制的单元格”,即可增加2行表格。反过来,如果行数过多超出页面,则只要直接在2:20行中任选几行右击选择“删除”即可减少行数。
现在可以开始打印了。虽然空分栏表不会显示,但由于有公式在还是会打印出空白页。因此打印时得选中全部有数据的列,单击“Office”按钮选择“打印”,在打印窗口选中“选定区域”再打印才不会打印空白页。或者直接指定打印页码范围也行。以后在年检名单工作表中填写修改数据后,打开“分栏”工作表即可直接进行分栏打印,无需再做修改。
将文档保存成模板还可用于对其他表格进行分栏打印。你只要把表格连标题带数据一起复制粘贴到年检名单工作表的A1单元格,即可分栏打印。也不一定要3列,少于3列的表格略做调整同样可以分栏。以2列表格来说,只要在“分栏”工作表中右击第3列列标选择“隐藏”,再复制A1:D1,按宽度“选择性粘贴”到第1行,然后适当调整左、右边距即可实现2列表格的分栏。
当然超过3列的表格就得修改公式中的列数了,因此想做成模板最好一开始就按最多列的表格设置,再按需隐藏多余列会比较方便。此外,若粘贴的表格有两行标题,只要在分栏工作表中选中第1行复制,再“插入复制的单元格”增加标题行。然后在A1:C2标题行中按原表合并、设置格式后选中A1:D2复制粘贴到1:2行即可。
猜你喜欢
- wps演示导入外部模板的方法新建一个WPS演示文稿。找到图中“设计”并点击。 找到图中的“导入模板”,点击并寻找目
- office365激活状态该怎么查看?电脑中自己常用的软件office365不知道有没有激活,该怎么查看激活状态呢?下面我们就来看看详细的教
- Win10系统专业版用户在使用电脑的时候都会担心数据丢失,这个时候就需要进行备份,但是很多用户都不会操作,Win10系统专业版怎么备份?下面
- 一般来说,计算机的颜色是校准的,但不可避免地会有错误,今天小边教你如何校准win10计算机颜色,调整合适的显示颜色是非常关键的,这将影响我们
- 现阶段的iOS 16系统还是存在着不少不可忽视、且比较大的问题的,日常使用时候经常会翻车。对号入座,以下iOS 16翻车现场你遇到过几次?翻
- 如何在Word 2016中的另一个文档中打开文档?在Word 2016中可以在另一个文档中打开一个文档。这样做并不像您想的那样奇怪。例如,您
- 一、什么是样式样式是一种预定义的格式集,每一种样式都可由若干种格式组合而成,它具有如下特点:A、利用样式可以把段落、文字等格式组合成一个整体
- 我们在日常使用Word文档时,经常会遇到各种排版的问题,好看的排版能够让我们的Word文档看起来更加整齐美观。那么,当我们遇到需要将文档内容
- 在了解如何打开docx文件之前我们先来了解下docx是什么文件:什么是docx格式文件文件名以.docx结尾的文件,是微软的office系列
- 页面的右下角往往有一个页码,这个称作页脚,在上边的出现的称作页眉,下面我们通过一个练习来学习操作;1、插入页码1)启动Word,自动打开一个
- 在 iPhone 上打开电话应用,输入 *3001#12345#*,然后按拨号键就会进入工程模式。在该模式内,可以查看 iPhone 当前有
- word2013怎么编辑pdf文档呢?Word2013有一个新的功能,就是可以直接编辑pdf文档,具体怎么操作呢?下文小编就教大家word2
- 学到这里,在Word2007文档中编辑的功能学得差不多了,前面我们学了为文本添加注释的方法,如脚注和尾注、题注以及对书签功能的介绍。而现在小
- 文档中有太多的超链接要怎么清除呢?一个个清除未免也太浪费时间了,怎么样才能一次性清除?当我们从网页上复制内容到Word文档中的时候,免不了会
- 很久之前为了写专利下载的Visio2016,平时也只用wps,没用过office。最近安装 office 时提示:很抱歉,无法安装offic
- 个人觉得全角字符看起来相当别扭,如果文档中存在大量全角形式的字母和数字,那么在word中全角数字怎么替换成半角数字?下面小编就为大家详细介绍
- Bartender2019企业版是一款目前国际上专业的条码标签设计打印软件,能够为不同规模的企业提供全面的标签设计和打印服务,支持标签、条形
- Acrobat怎旋转转指pdf文件指定页面??Acrobat中打开的pdf文件其中某个页面需要旋转方向,该怎么旋转页面呢?下面我们就来看看A
- 1、点击页码,将鼠标定位到插入页码的地方,单击出现如下所示【修改页码】【删除页码】2、选择删除页码,下拉框中有四种删除,按照要求选择即可
- 为了保障word 2013文章的安全也。特别是一些非常重要的 * ,为了防止他人看见内容,我们必须给文件加上密码。接下来小编举例简单的例子