如何在Word2007中快速完成大量表格数据方法汇总
发布时间:2023-10-07 20:44:17
本文介绍如何巧妙利用Word的替换和转换的组合应用,高效完成人员登记表、产品参数表等含有大量相同格式表格并需要快速汇总表格数据的工作。 本文介绍如何巧妙利用Word的替换和转换的组合应用,高效完成人员登记表、产品参数表等含有大量相同格式表格并需要快速汇总表格数据的工作。 转换成文本
最近接到的一项收集公司所有技术人员资料的工作就有这样的要求。事先需要把用Word制作好的技术人员登记表文件分发给大家,请大家分别填写好后再汇总给我。我则需要把回收的上百张表格文档合并汇总成技术人员资料汇总表。该如何把这么多相同格式的word表格按每个表格一行记录的方式汇总生成汇总表呢?下面就以汇总技术人员登记表为例介绍一下在Word 2007中的操作方法。
汇集表格文件
回收的技术人员登记表都是一个文件一张表的情况,也就是说上百人就得有上百个表格文档。我们得先把所有表格汇集到同一文件中才好汇总,这可以通过Word的插入文件功能实现。
先把所有表格文件集中保存在同一文件夹中,例:D:技术人员。打开Word2007新建一个文档,切换到“插入”选项卡,单击“文字”区域的“对象”选择“文件中的文字”。在“插入文件”窗口中打开“D:技术人员”文件夹,按Ctrl+A键选中所有的技术人员登记表文件,单击“插入”按钮,即可把所有文件中的表格都汇集到当前文档中。
消除分段
由于后面的汇总操作需要以段落标记来区分各单元格数据,因此需要先通过替换消除表格内外的所有分段,以免在后面操作中出现偏差。
切换到“开始”选项卡,单击“编辑”区域的“替换”打开“查找和替换”窗口。把光标定位到“查找内容”输入框中,单击“更多”按钮展开高级选项,再单击“特殊字符”按钮选择“段落标记”输入查找内容^p。替换为则输入@@,单击“全部替换”按钮,把所有段落标记替换成@@。现在文档中的所有分段已经消失。
在此,只替换成@@而不删除是为了在进行汇总以后还可以通过替换恢复单元格中的分段。此外,替换用的@@也可以换成其他文字内容,但要确保这文字在所有表格中都不会出现,这样后面恢复分段时才不会出错。
Word 2007虽然有提供表格转文本功能,但它一次只能对一个表格进行转换。像这样需要把上百张表格全部转换成文本,直接用表格转文本非累死不可。解决的方法其实很简单,只要先把所有表格和文字转换成一个嵌套表格,就可以一起转换成文本了。
先按Ctrl+A键全选所有文字和表格,单击“插入”选项卡的“表格”选择“文本转换成表格”。在“将文本转换成表格”窗口中“文字分隔位置”下选中“段落标记”单选项,确定完成转换。马上切换到“表格选项”的“布局”选项卡,单击“数据”区域的“转换为文本”,在“将表格转换成文本”窗口中选中“段落标记”单选项和“转换嵌套表格”复选项,确定完成转换。现在可以看到表格中每一单元格的数据都独占了一行,空单元格也会占一行,还有表格外的内容也独占了一行。由于各单元格数据的对齐方式不同,转换后文本有的在中间有的在左边,这不影响后面操作。
生成汇总表格
汇总操作需要很大的页面宽度来显示,因此得先单击“页面布局”选项卡下的“纸张大小”选择“其他页面大小”,在“页面设置”窗口中设置宽度为最大值55.87厘米。若提示超出打印区域时请单击“忽略”按钮。
现在按Ctrl+A键全选所有文本,单击“插入”选项卡的“表格”选择“文本转换成表格”。在“将文本转换成表格”窗口中输入列数为23、自动调整操作选择“根据内容调整表格”、文字分隔位置选择“段落标记”,确定完成转换。现在已经可以看到每张表格的数据独占一行的数据汇总表了。
接下来只要去除无关列再整理一下就行了。先单击把输入光标定位到第1列中,单击“表格工具”“布局”选项卡中的“删除列”删除第1列。重复这一步把汇总表中不需要的2、4、6、8等列逐一删除,并重新调整列宽和对齐方式。接着单击“开始”选项卡的“替换”,查找@@替换成^p,以恢复单元格中的原有分段。然后选中第一行右击选择“插入行”在最前面插入一个空行,并在其中输入标题文字。在第1个单元格标题前回车可以在表格上插入空行,并输入表格总标题。最后重新设置好纸张尺寸,再把当前文件保存为“技术人员汇总表.DOCX”就大功告成了。
注:转换时设置的列数23是根据转换成文本后单张表格全部数据所占的段落数来的。你可在转换成汇总表操作前先选中第一张表格的全部文本(包括总标题),单击一下Word窗口下状态栏左侧的“字数”,在“字数统计”窗口中即可看到选中内容的段落数。<
猜你喜欢
- 在办公中打印耗材是非常昂贵的,所以为了尽量节省纸张,我们往往会将一张纸正面和反面都用上(双面打印)。大多数情况下的打印机都是不支持双面打印的
- 不知道是因为误操作还是由于曾借他人使用,小编前些天升级了Win10 1909的电脑中的语音识别功能莫名打开了。那么,Win10 1909该怎
- 谈及“安全模式”,相信网友们最先想到的就是微软旗下Windows操作系统中内置的一种特殊模式,毕竟在修复系统时经常会用到这一模式。那么,Wi
- 1、如图,我们希望word能自动帮我们输入前面的编号,我们只要在编号后面加上内容就可以了。 2、将光标放在需要插入
- Microsoft Word是微软公司的一个文字处理器应用程序。那么Word怎么关闭语法自检功能呢?今天小编就为大家分享Word关闭语法自检
- 出现下划线是由于拼写的语法检查,系统认为的错误的提示标志,若不想让其显示,可以通过下列设置来并实现。1、单击窗口左上角office按钮,在下
- win10系统print screen没有反应怎么办呢?微信运动没有步数怎么回事?很多用户对此还不是很清楚,小编这里就给大家带来有关win1
- 当我们在使用办公软件时,尤其是word编辑文档时,需要插入图并进行图片的排版,那么Word如何插入图片、调整大小和排版?下面小编就为大家详细
- 使用文档导航窗格功能步骤如下:步骤一:例如有如下文档,想查看文档结构情况,想查找文档中的内容。 步骤二:在“视图”
- 微软经常会推出一些更新,往往更新补丁就是用来解决Windows常见问题的,但是更新的时候也有可能出现各种问题。本篇教程就为大家带来了Win1
- 出现这样的情况,可能在插入的时候,你的光标点的格式是标题!解决办法:选中插入的图表,将其改成正文,然后在目录上更新目录即可!
- 们在使用word编辑或更改文档的过程中,为了提示自己或他人,有时将某部分不需要的文字画出删除线以提示,但是有时候,需要操作删除线的地方过多,
- 在使用Win10家庭版的时候,我们会经常用到截图功能,通常会使用QQ来进行,其实系统中是有截图工具的。但是许多人不知道如何开启,所以需要借助
- Win10专业版系统电脑游戏玩家们平时在玩游戏的时候,会出现卡顿的现象,电脑内存还比较充足,这就不知道应该怎么办了,其实广大玩家们并不必苦恼
- 表格制作一般选用Microsoft Excel表格来制作工作需要的表格,但是也有的需要手绘的话就会用到word里面的表格制作,这里我主要分享
- 在Word2010文档中,公式属于嵌入式对象,因此不能像文本框、图片等对象一样设置为非嵌入式文字环绕方式后在文档中自由移动。用户只能在水平方
- Office套件作为必不可少的办公软件,但是价格不菲,大多数人都会选择破解版,但其实除了破解版,使用组织账号也可以作为正版使用。组织账号一般
- 如何在Word 2007中清除文本格式?Word 2007中的“清除格式”命令使您可以从文本中剥离所有格式,就像从香蕉中剥离皮肤一样。您可以
- 海报是很好的打广告的宣传手段,懂得设计的专业人士通常会使用PS或者专业软件进行设计,但是不懂设计的办公人员,怎样设计出图文并茂的海报呢?下面
- Word2003音调符号怎么换色?Word2003中输入的音调符号想要更换颜色,该怎么更换呢?下面我们就来看看Word更换音调符号颜色的教程