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如何在Word 2013中创建收件人列表

　　发布时间：2023-01-18 13:09:01　

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除非您已经在Word 2013中构建并保存了收件人列表，否则您需要从头开始制作一个。此过程涉及设置列表，删除Word烦恼地为您预选的不需要的字段，添加您真正需要的字段，最后填充列表。它涉及很多，因此请密切注意。

请按照下列步骤创建一个新的收件人列表：

创建并保存主文档。

无论您创建哪种类型的邮件合并文档，创建收件人列表都是相同的。

在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，选择“选择收件人”→“键入新列表”。

如果此选项不可用，则说明您尚未正确创建主文档。否则，您会看到“新地址列表”对话框。

如何在Word 2013中创建收件人列表

Word假定您需要十几个字段来进行邮件合并，这很愚蠢，因为它超出了您的需要。因此，下一组步骤将删除多余的字段，并将其替换为文档所需的字段。

单击自定义列按钮。

出现“自定义地址列表”对话框，显示Word假定您需要的字段。这种愚蠢是不能容忍的。

  • 选择一个字段，你不会需要。

  • 用鼠标单击它。

  • 单击删除按钮。

  • 在确认对话框中单击“是”。

是按钮的键盘快捷键是Y键。哦，“删除”按钮（请参阅步骤5）的键盘快捷键是D。键入D，然后按Y删除所选字段。

对不需要的每个字段重复步骤4到6。

删除多余的字段后，下一步是添加所需的字段（如果有）。

无论它是否出现在消息正文中，在合并电子邮件时都需要“ Email_Address”字段。Word使用此字段，以便它知道将邮件发送到哪里。不要删除该字段！

您可以重命名某些字段以使其符合您的需要，而不是删除所有字段：选择一个字段，然后单击“重命名”按钮。

  • 要添加文档中所需的字段，请单击“添加”按钮。

  • 弹出“添加字段”对话框。

  • 输入字段名称，然后单击确定按钮。

  • 命名字段以反映其中的信息种类；例如Shark Bite Location。

  • 没有两个字段可以具有相同的名称。

  • 字段名称可以包含空格，但不能以空格开头。

  • 字段名称可以很长，尽管最好是较短的名称。

  • 字段名称中禁止使用以下字符：。！`[]。

  • 对主文档中您需要的每个新字段重复步骤8和9。

完成后，查看列表。它应与文档中所有CAPS字段的列表匹配（如果您选择创建它们）。不用担心，即使您花费更多时间，也可以稍后添加字段。

单击确定。

现在，您会看到自定义字段在“新地址列表”对话框中显示为列标题。

在最后一组步骤中，填写收件人列表。您需要输入记录，每个计划创建的文档都需要一个记录：键入第一条记录的数据。

键入适合于“新地址列表”对话框中显示的每个字段的信息：名称，头衔， * 昵称，起源星球等。

按Tab键进入下一个字段。

  • 填写最后一个字段后，您可能需要添加另一个记录：

  • 要添加新记录，请在最后一个字段中键入内容后按Tab键。

  • 当您在记录的最后一个字段中按Tab键时，会自动创建一个新记录并将其添加到下一行。继续填写数据！

  • 完成后回顾您的工作。

  • 您可以通过使用鼠标选择任何记录来编辑任何字段。

如果您不小心在列表末尾添加了空白记录，请单击以选中它，然后单击“删除条目”按钮。这样做是因为空白记录仍在邮件合并中处理，这可能导致纸张浪费。

单击确定。

  • 弹出“保存地址列表”对话框，允许您保存收件人列表。

  • 收件人列出了在“文档”或“文档”文件夹中名为“我的数据源”的文件夹中的驻留时间。Word自动选择（或创建）此文件夹。

  • 输入地址列表的名称。

  • 描述性名称是最好的。毕竟，您可能会再次使用相同的收件人列表。

  • 单击保存按钮。

  • 您返回到文档。

  • 合并邮件的痛苦中的下一步是将收件人列表中的字段搅入主文档中。

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