用Office，效率有百倍千倍的差距，很多时候，仅仅是知道和不知道的差别而已。然而，比这个差距更大的，是你只知其一，不知其二。不信，看看这个看似简单好用功能，普通人使用时会有哪些误区……

如果样式都没有用过，你的Word就白学了。

面对长长的文档，狂多的格式……

你以前是不是……

选中标题→字号设置为小三→字体设置为黑体→点击居中按钮，还要分别点击各种按钮（总之设置了一系列格式），到了下一个标题又要这样狂点 N 次重复设置，才能完成任务。

机灵点的小伙伴，还会使用格式刷一路狂刷。

突然，隔壁王同学传来消息，标题要都改成瞩目的红色！

于是你一脸懵逼，从头再刷。

要知道，如果不设定好样式再开搞，后期排版可能会让你痛不欲生！

样式，作为一个被 99％ 职场小白忽视的文档排版大杀器，今天我们就来好好说一说！

什么是样式？

当你每次打开Word，一定会注意到几乎占据了菜单栏一半的空间的这个地方，这些就是【样式】。

每一种样式都一套段落格式的模版。当你需要重复使用某一套固定的格式时，就可以先创建一个包含所有这些格式的样式，然后在需要的地方套用这种样式。就无须一次次重复设置各种格式了。

❶ 鼠标点击需要套用样式的段落

❷ 开始菜单下选择样式栏的【标题 1】样式，并重复类似的操作

有了样式，我们会惊奇地发现：随手一点样式就能一键格式化文档了！

很多小伙伴看到这里就迫不及待地去体验样式去了，但简单的功能往往蕴藏着很多误区，也许你用样式的姿势一直都不对……

通过《和秋叶一起学Word》课程大量学员的学习反馈，我们总结了这么3个常见误区……

误区一：标题级别和样式级别不匹配

默认样式主要分为正文、标题1、标题2、标题3……等，初次尝到样式甜头的小伙伴可能会使用「标题1」样式去刷所有的标题或者随机使用某个样式去刷标题。表面上看起来文档已经层级分明了，事实上却混乱不堪。

「样式」们其实是有各自分工的，一般来说：

【正文】→ 样式基准，默认的正文文本样式

【标题1】→ 一级标题（章）：第X章

【标题2】→ 二级标题（节）：X.Y

【标题3】→ * 标题（条）：X.Y.Z

……

不同的样式应该明确对应各级标题，才能让文档层次分明。

误区二：不作更改直接套用默认样式

这是一篇使用了默认样式的文档，思考3秒钟，想想有什么不妥之处?

有强迫症的老司机可以明显地看出：

• 一级标题字号太小，不够突出

• 二级、 * 标题前后空间过大，浪费版面

• 正文没有首行缩进，不符合书写习惯

• 字体都是默认的等线，不是工作文档常用的字体

这也就暴露出Word内置样式真的很难看，也不符合工作型文档的基本需求。微软爸爸又不知道我们具体在哪个国家，用的是怎样的排版习惯，提供的默认样式都是猜的啊。要让符合我们的工作需求，还缺调教！

怎么调教呢？很多教程可能会教你，右键修改样式，然后在【样式配置窗口】中一个个参数的修改保存。

这样虽然能够一步到位，可是很多时候没办法直观看到，在文档中的实际效果。需要反复来回调整。我们还是建议你直接使用下面的方法去调教样式：

❶ 选中其中一个标题，并改成红色

❷ 右键单击已经套用的样式-标题1

❸ 更新到样式

误区三：正文内容直接使用默认【正文】样式

一旦在文档中输入文字，系统就会默认应用【正文】样式。而实际使用时，默认的【正文】样式没法满足需要，所以我们还会对它进行各种格式调整。

可！是！直接对正文内容进行格式调整会有 * 烦！

这是因为，Word中的所有内置样式，包括标题1、标题2、标题3……等等，都是基于【正文】样式的基础上进行设定的。一旦，我们把修改后的正文格式应用到全文，会牵一发就会动全身，使得套用了其他样式的内容也会变换格式。

要避免这个问题，强烈建议创建一个【我的正文】样式。你输入的正文内容全部套用这个【我的正文】样式。而其他的样式，还是基于内置正文样式，不作更改。

这样既避免了影响其他样式，又不会改变文档中早已应用【正文】样式的文本格式。才能互不干扰的批量套用、批量修改。

使用样式功能，好处多多，不仅仅可以一键套用，能一键更新各个级别的文本格式，还能自动生成目录等等。

任何一个技能，只有足够熟悉，才能得心应手地应用！

如果想知道更多解决Office办公难题的技能，可以点击下方专栏学习，一门课解决Word、Excel、PPT中常见难题。