WPS表格,自动提取无重复项两招

工作中经常会碰到需要从大量数据列表中提取无重复项的工作。对于这类删除重复项的工作，一般只要使用高级筛选即可轻松实现。不过很多情况下我们在得到无重复列表后，还不时需要对原表数据进行修改增减。这就要求在不破坏原表前提下，当原表内容改变时能自动重新提取无重复项列表。这种能自动刷新的无重复列表只利用高级筛选显然会很麻烦。在WPS Office 2010的WPS表格中，我们有两种方法可以实现这种自动提取无重复项的效果。

一.数据透视表

数据透视表是WPS表格中的一个数据汇总统计功能。由于汇总就是对相同项目的数据进行统计，汇总结果中相同项目只显示为一行，因此可以用来提取无重复列表。就以原表数据保存在B列，提取的无重复列表存放到D列中为例来说吧。

1.生成列表

用WPS表格打开保存数据的工作表，选中原数据所在列(B列)。单击菜单“数据/数据透视表…”，在“创建数据透视表”窗口“请选择放置数据透视表的位置”下选中 “现有工作表”单选项，并输入位置为$D:$D(图1)，确定完成设置后会显示“数据透视表字段列表”窗格。在此窗格中把“选择要添加到报表的字段”中把 “原数据”项选中，拖动到下面的“行标签”中。马上可以看到D列中显示出B列原表数据的无重复列表了(图2)。

   注：在此若再把“选择要添加到报表的字段”中的“原数据”拖动到“Σ数值”中，还可以在E列统计出各个无重复项的重复次数。

2.清除无关项

自动生成的无重复列表下多了空白和总计，得让它们消失，顺便再设置一下自动刷新。在“行标签”区域中选中“原数据”项，右击选择“字段设置”在弹出窗口的 “显示”选项卡下列表中，单击取消最后面“空白”复选项前的√(图3)，确定后即可不显示空白项。再次右击“原数据”项选择“表格选项”，单击取消“列总计”复选项的√，并单击选中“打开时刷新”复选项(图4)，确定返回则可隐藏总计。当然最后你还可以再修改一下列标题、格式等等。

   OK，以后你对B列数据进行修改、增减后，只要选中D列的任一单元格，在显示的“数据透视表”工具栏上单击“刷新”图标即可看到最新的无重复列表。即使你不去刷新，在重新打开此文件时，WPS表格也会自动帮你刷新无重复列表。

二、函数公式

数据透视表虽然可以自动刷新，但需要即时刷新的话，往往还得我们去单击刷新才行。下面再介绍一个可以确实实现自动即时刷新的无重复列表。

1.编号索引

用WPS表格打开保存数据的工作表，在A1单元格输入0，在A2输入公式=IF(COUNTIF($B$2:B2,B2)=1,A1+1,A1)，拖动A2单元格的填充柄把数据向下复制填充出足够的行数，至少要超过原表数据可能输入的最大行数。这样从B2算下来就只有第一个没重复的项会显示不同的序号，而与上面项有重复的则只会显示和上一行相同的序号(图5)，也就是说各个序号的第1个就是无重复项了。编号公式的列一定要在原表数据前面，若你的原表数据前面已经没有空列可用的话，则需要选中原数据所在列，右击选择“插入”在前面插入一列空列，再在插入列中设置公式。

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2.提取无重复项

在D1单元格输入标题为无重复列表。然后在D2单元格输入公式=IF(ROW()-1> MAX(A:A),"",VLOOKUP(ROW()-1,A:B,2,0))并拖动填充柄向下复制填充出足以显示所有无重复项的行数。现在对B列中的原表数据进行修改、增加或删除，WPS表格都会即时自动重新提取B列数据中的无重复列表并显示在D列中(图6)。如果你不喜欢看到A列的编号，那么最后可以右击A列选择“隐藏”，即可把A列的编号藏起来。

   公式中VLOOKUP(ROW()-1,A:B,2,0)表示在A:B区域中查找A列数据等于ROW()-1的单元格并返回该行B列的值。ROW()-1 是通过把当前行号减1来自动生成1、2、3……序列数。VLOOKUP有一个特点，那就是当查找范围内有多个符合要求的值时，它只会返回符合条件的第一个值，我们就是利用了这一特点才能实现无重复列表的提取。而前面的IF和ROW()-1>MAX(A:A)则是用来判断当序列数大于A列的最大值时不显示，因为此时VLOOKUP按序列数是找不到项的。

以上两种方法各有优点，使用数据透视表可以在在显示无重复列表的同时显示重复次数，而且完全不用修改原表，缺点是不能完全实时自动刷新。而通过函数公式的方法虽然可完全做到自动实时刷新，但必需在原表中添加索引数列。具体要用哪一个方法大家可视情况自己选择吧。