巧用WPS快速进行自动分班操作

前言：分班是教学管理信息化的一个热门话题，一般要用专门的软件，经过试验，用手头上的WPS电子表格，不需使用复杂的函数和公式，也可以轻松实现，现与大家一起分享。

一、处理思路

九年义务教育学校是不充许根据学生成绩进行分班的，所以各小学送上来的六年级学生名单只有两列：姓名、性别。学校要求实行自动编班,以实现校内义务教育均衡。分班要求如下：

①要求来自各小学的学生被平均分到各班中。

②各班的男生、女生比例要基本相同。

二、准备工作

1.确定算法。假设学校辖区有8间小学，共有400名学生，要分8个班，按照上面第①点的要求，采用“轮回法”：则第1小学的第一个学生分到一班、第2小学的第一个学生分到二班……第8小学的第一个学生分到八班;接着第1小学的第二个学生分到八班、第2小学的第二个学生分到七班……第8小学的第二个学生分到一班。

2.收集学生信息。将各小学送上来的名单(电子表格格式)集中到一个电子表格中，每个小学一列。

3.启动WPS表格。单击屏幕左下角的“开始”按钮，在弹出的选项里选“所有程序→WPS Office→WPS表格”，在“首页”中打开收集数据的电子表格文件。

三、数据调整

1.建立分班文档。点击“新建空白文档”，为了能随时存盘，我们先将其保存，点击保存工具栏上的“保存”按钮，将文件名改为“新生自动分班”，点击“保存”返回。

2.建立工作表。将Sheet1用右键菜单重命名为“学生数据源”，Sheet2重命名为“新生名单”。

3.复制数据源。点击文档标签，切换到存储学生数据的文档，将所有数据“复制、粘贴”到“新生自动分班/学生数据源”工作表中。

4.调整表格。打开“学生数据”工作表，在第一个学校右侧列插入“毕业小学”“识别编号”等列，以便作为编班依据，如图1。

   图 1

用鼠标直接框选列标字母CD，使这二列处于选中状态。在右键菜单中选“复制”，之后点第二个学校右侧的列标，在右键菜单中选“插入复制的单元格”。如图2

   图 2

重复以上操作，直至全部学校都设置。

5.填写编班依据。

①填写“毕业小学”。复制题头的学校名字(A1)到“毕业小学”下(C3)。用鼠标左键双击“C3”单元格右下角的小黑十字控点(填充柄)或按住控点向下拖拉，即可自动填充该校全部学生的毕业学校。同理对其他校执行同样操作。如图3

   图 3

②填写“识别编号”。软件需要给每个学生一个识别编号，以方便编班(当然，这个编号是临时性的，编班完成后就删除了)。本例中，按照“轮回法”，每个学校的第一个学生与第二个学生的编号差均为8，我们可以用WPS表格提供的填充序列完成这个操作。在“识别编号”的第一个单元格D3输入1，在D4输入9，选中这2个单元格，双击单元格右下角小黑十字控点(填充柄)或用鼠标下拉该控点，即可自动填充出步长为8的等差编号。同理对其他校执行同样操作。如图4

   图 4

小提示：第二学校的编号应为2，10，…，第三学校的编号为3，11，…依此类推。当然，你也可以调用“编辑→填充→序列”菜单进行操作。

四、数据汇总

1.将“学生数据源”工作表中的数据依学校顺序全部“复制/粘贴”到“新生名单”工作表的同一个序列中。图5

   图 5

小提示：这个操作可能要一点细心和时间。当然，也可能通过引用数据来进行，但如果你和我一样，讨厌繁杂的公式输入，那就用最简单且不易出错的方法(复制/粘贴)。想到为什么要建新工作表了吗?因为下面的步骤搞错了可以重来，呵呵。

五、按排序进行汇总分班

1.按性别、名次排序。执行“数据→排序”的菜单命令，在对话框中选择按“性别，识别编号”为关键词，如图6所示，点击“确定”按钮执行排序。

   图 6

2.分配班号。在E1中键入“班号”字样，然后从E2开始，按照循环填充班号：

1-2-3-4-5-6-7-8→8-7-6-5-4-3-2-1→

1-2-3-4-5-6-7-8→8-7-6-5-4-3-2-1……

小提示：先输入一个循环，其余的运用“复制/粘贴”>{BANNED}，轻松搞定。如图7所示

   图 7

3.按班号排序

执行“数据→排序”的菜单命令，在对话框中选择按“班号，毕业小学”为关键词，如图8所示，点击“确定”按钮执行排序。

   图 8

至此，分班完成。

六、打印分班名册

1.按“班号”分类汇总

①删除“识别编号”列。

②执行“数据→分类汇总”的菜单命令，在对话框中选择按“班号，计数”为关键词，如图9所示，再勾选“每组数据分页”，点击“确定”按钮执行。

   图 9

小提示：一定要勾选“每组数据分页”。

③执行“编辑→替换”的菜单命令，将“计数”替换为“班人数”。如图10所示，点击“全部替换”执行操作。再点“关闭”返回。

   图 10

2.打印设置

①插入标题。在第一行插入标题，如“金山中学2009年秋季七年级新生名单”，执行“文件→页面设置”的菜单命令，在如图11所示。选择“工作表”标签，点击“顶端标题行”右侧的按钮，然后用鼠标框选要打印的标题，再点按钮。确定返回。

   图 11

②缩放页面。执行“视图→分页预览”的菜单命令，调整分页线，如图12所示：

   图 12

3.连接打印机，点击“预览”，显示正确后打印输出。

小提示：操作完毕后别忘了存盘啊……你如果对打印有更高的要求，建议将数据复制到WPS文字中进行编辑排版。

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本文所用方法的特色是不需要使用复杂的函数和公式，纯操作搞定。

虽然简单了一点，但软件的操作就是要简单的，搞得太复杂容易让人失去对该软件的兴趣。

再次高呼：易用为王。