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Excel表格中有大量空格怎么去除

　　发布时间：2023-05-19 15:39:28　

标签：数据,空格,设置,输入,Excel教程

我们在做一个人员名单表格信息。很多时候表格中的姓名项里面总是有很多多余的空格，而且空格的位置不确定，空格的数量也不确定，导致表格非常不整齐，有什么办法能快速去掉这些空格?今天小编将与大家一同分享Excel表格中的大量空格这个问题及解决方法.

1. 提醒用户输入的数据中是否含有空格

在数据录入过程中，如果想让系统自动提醒用户输入的数据中是否含有空格，可通过设置数据的有效性来实现。

以验证姓名数据在输入的过程中是否含有空格为例(如图1)，选中第一个姓名向下的单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡中将允许的有效性条件设为“自定义”，在其下方的“公式”框中输入公式“=(LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE((B2)," ","")))=0”。

切换到“出错警告”选项卡，在“标题”框中输入“出错警告!”，在“错误信息”框中输入“输入的文本含有空格，请确认后重新输入!设置完成后，单击“确定”按钮退出。

接下来在输入姓名的过程中，系统会自动验证当前单元格中是否含有空格，如果有，则弹出如图3所示的警告信息。

cico提示：在图3出现时，直接按回车可以重新输入姓名。如果输入字数较多的数据(类似于“家庭地址”这类字段)时，不适合直接按回车键，否则原有的数据会自动被删除，此时单击“是”按钮可以忽略空格的存在。

2. 用公式去除数据中含有的空格

上述技巧大家会发现系统能自动检测出空格的存在，但不能自动替换掉这些空格，还必须要重新输入或输入完成后进行必要的修改。可不可以在输入过程中自动去掉含有的空格呢?

如果在当前表格中插入一些空列，用substitute函数是可以实现这一功能的，但总觉得不太美观，并且在录入时影响用户的视线。后来我将公式运用到sheet2中顺利地解决了这一问题。

输入数据之前首先切换到工作表sheet2(改名为“备份”)中，在a1单元格中输入公式“=substitute(sheet1!a1," ","")”，并将公式复制到与sheet1中表一样大的单元格区域中，这样在sheet1中输入数据时，在sheet2中对应的单元格中就会将去掉空格后的数据自动保存下来，最后sheet2中的数据就是我们最终需要的数据。

补充：excel常用Ctrl组合快捷键

Ctrl+A全选

Ctrl+C复制

Ctrl+X剪切

Ctrl+V粘贴

Ctrl+D自动填充

Ctrl+B加粗

Ctrl+U下划线

Ctrl+I斜体

Ctrl+K超链接

Ctrl+F查找

Ctrl+H替换

Ctrl+L创建表

Ctrl+N新建工作簿

Ctrl+O打开文件

Ctrl+P打印

Ctrl+S保存

Ctrl+W关闭

Ctrl+Y撤销后重做

Ctrl+Z撤销

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