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商务沟通excel-Excel生成报告文档性能？-excel学习网

　　发布时间：2023-07-22 07:54:52　

标签：图表,性能,报告,趋势,Excel教程

在Excel中报告或分析性能时，您需要问自己一个关键问题…我要记录结果还是要传达结果？有很大的不同。当您记录文档时，您仅为读者提供数据。交流时，您总结或过滤掉了细节，因此读者可以更轻松地看到性能模式。也就是说，您将小麦与谷壳分开。我小时候记得创建关于我不太了解的数据的报告。我记得当时在想：“我只给他们事实，让他们决定重要的事情。”那是完全错误的方法。相反，我应该问一些问题。我应该报告对我来说有意义的模式和摘要级别，然后要求反馈。我应该冒险做错事，这样我才能学到更好的方法来正确做事。我应该为读者提供快速理解和记忆性能的方法。当您希望报告传达结果时，请牢记以下七个快速提示…1.趋势很重要。这就是为什么我非常喜欢图表，以及为什么我的大多数图表都是折线图的原因。读者可以看到和记住折线图中的图案，这比任何其他类型的报告都多。2.便士不要紧。大多数带有几分钱的报告仅记录在案；他们不沟通。实际上，超过三个或四个字符的数字仅提供了文档。13,885,979.23之类的数字只是文件；大约有1390万的通信量。3.对比事项。对比回答了“与什么相比？”这个问题，这就是为什么显示实际vs预算，实际vs预测或近期趋势的报告被如此广泛地使用的原因。在所有这三种情况下，这些类型的报告都将当前绩效与其他相关趋势相结合。4.模式很重要。重型统计数据可以揭示许多模式。但是使用许多小而简单的图表更容易理解，并且通常更有效。小图表使读者可以提出以下问题：“该指标呈上升趋势，而该指标呈下降趋势。为什么？”“每当这项措施跳升时，另一项措施就会在几个月后跳升。有什么联系？”“这项措施崩溃了，而其他一切都保持正常。您确定这项措施正确吗？”能够浮现此类问题的能力有助于解释为何仪表板报告及其许多小图表和表格如此受欢迎。

5. Glitz不好。太多的管理报告（包括Excel报告）看起来像是在狂欢节上设计的。他们使用3D图形，大声的色彩，花哨的字体，昂贵的仪表，激进的阴影以及其他类型的报告垃圾来装饰结果。所有这些浮华都分散了您的基础数据正在尝试发送的消息的注意力。这使沟通更加困难！6.说明事项。我认识一位表现最好的首席财务官，他说他的每月绩效叙述是关键的管理工具。这是解释性能的一种方法。这是另一种方法：通过添加列以突出显示衰退和其他可能解释实际性能的原因，将普通图表转变为诊断图表。例如，此时间序列图使用一条线来显示对零售产生巨大影响的经济趋势。该图还显示了在美国和其他三个地区出现衰退的情况下的趋势。7.可读性问题。Excel的打印工具提供了一个“适合缩放”的选项，该选项通常会打印出很小的文本，任何40岁以上的读者都无法辨认。永远不要使用它。实际上，请尽量不要使用小于9点的字体。另外，如果您的年龄足够大，可以记住蓝条和绿条计算机纸，那么您会记得当施乐对它们进行处理时，这些颜色是如何变成泥浆的。对于现代色彩输出，不要犯同样的错误。如果您使用阴影，则即使将报告用单色复印机复印后，也要使其保持浅色，以免遮挡打印文本。这份简短的清单当然并没有穷尽用Excel清晰传达结果的方法。如果您还有其他建议，请告诉我。

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