excel表格的常规格式和自定义数据格式

我们在excel中不仅仅是可以数字文字、单元格和工作表格的格式，我们会可以设置很多的和数据相关的属性，今天我们就来简单了解一下excel表格的常规格式和自定义数据格式。

一、常规格式设置

1、文本

文本是Excel工作表的基本数据类型，设置它的格式可以不以单元格为单位进行。选中某一个或几个文字，可以像在Word中那样单独设置它的字体、字号等格式:选中需要设置格式的文本，单击“格式/单元格”菜单，轻松设置即可。

2、数值

全部由阿拉伯数字组成的数据在Excel中称为数值，它是Excel处理的主要对象。在默认情况下，输入Excel单元格的数字使用常规格式，它不包含任何特定的数字格式。如果你要为数值设置更复杂的格式，应选中要设置格式的单元格（或区域），再打开“单元格格式/数字”选项卡。首先选中“分。首先选中“分类”下的“数值”，就可以看到“示例”下显示的数值格式。如果你单击“小数位数”选择框右边的按钮（或在框中输入一个整数），或选中“使用千位分隔符”，就可以在“示例”下看到它们的实际变化。若选中单元格中的数值是负数（如“-1689.25”），还可以从的“负数”列表框中选择一种负数格式（共五种）。作为数值的特例，Excel在“分类”下提供了“货币”格式。“货币”格式的设置选项与“数值”非常相似，只是在“使用千位分隔符”选项的位置换上了“货币符号”下拉列表，你可以从中选择世界各国货币的符号（也可以选择“无”）。

为了满足某些特殊场合的需要，Excel专门提供了将数值设置为“邮政编码”（其本质是文本），以及把数值显示为中文大小写数字的功能。选中“分类”下的“特殊”即可进行设置。

3、日期和时间

输入日期和时间必须使用特定的分隔符。打开Windows“控制面板”中的“区域设置”，可以在“日期”和“时间”选项卡中看到它们分别是“-”（减号）和“:”（冒号），它们分隔的数值自动解释为日期或时间。假如你在单元格输入了“2002-5-18”，通过格式设置将其显示为2002年5月18日。具体方法是:选中日期数据所在的单元格，再选中“分类”下的“日期”，就可以在“类型”列表框中选择需要的日期格式了。按照相同方法，你可以将“10:15”的格式设置为“上午10时15分00秒”等。

二、自定义数据格式

Excel内置的数据格式不算少，但仍然很难满足用户千变万化的要求。为此，它提供了一种自定义格式。

1、自定义方法

选中要设置自定义格式的单元格或区域，打开后选中“分类”下的“自定义”，即可在下面的列表框内选择现有的数据格式，或者在“类型”框中输入你定义的一个数据格式（原有的自定义格式不会丢失）。在后一种情况下，只要自行定义的数据格式被使用，它就会自动进入列表框像内置格式那样调用。

2、格式表达式

Excel的自定义格式很像一种数学公式，它提供了四种基本的格式代码。这些格式代码（称为“节”）是以分号来分隔的，它们定义了格式中的正数、负数、零和文本。其中正数的格式代码为“#，##0.00”，中“#”表示只显示有意义的零（其他数字原样显示），逗号为千分位分隔符，“0”表示按照输入结果显示零，其中“0.00”小数点后的零的个数表示小数位数;负数的格式代码为“[Red]-#，##0.00”。其中“-”表示负数，可选项

[Red]定义负数的颜色，可以输入“黑色”、“蓝色”、“青色”、“绿色”、“洋红”、“红色”、“白色”或“黄色”，其他字符的意义和正数相同;零的格式代码为“0.00”，其中小数点后面的“0”的个数表示小数位数;文本的格式代码为“"TEXT"@”（或 “@"TEXT"”），TEXT为文本字符串，@的位置决定TEXT在前面还是后面显示。

上述四种格式代码可以单独使用，也可以联合起来使用。例如格式为“###0.0”的单元格内输入“12345.987”会显示为“12346.0”;而"盈""利"###0.00"元";"亏""损"-###0. 00"元"”则输入“3689.28”会显示“盈利3689.28元”，而输入“-3689.28”则显示“亏损-3689.28元”。

3、应用实例

假设计算粮食产量需要带上单位“千克”，可以在输入 “###0.00"千克"”这种数值格式。它的意义是数字部分不带千位分隔符，保留二位小数并显示单位千克。在工作表中显示和计算的结果。