Excel打印的技巧与问题小结

在使用Excel的过程中，少不了要把Excel文件打印出来，下面把一些收集到的Excel打印的技巧与问题，发布到Excel吧中，与大家分享！

1、没有打印机一样可以打印预览

在没有安装打印机的电脑上按下Excel的“打印预览”按钮后，Excel会却提示没有安装打印机，且无法打印预览。其实，只要单击“开始”→“设置”→“打印机”，然后双击“添加打印机”项目，再随便安装一个打印机的驱动程序。重启Excel，就会发现已经可以打印预览了。

2、异地打印Excel表格

如果某台电脑（A电脑）没有安装打印机，而另一台有打印机的电脑（简称B电脑）上却没有安装Excel，可这样操作：先在A电脑上安装一下B电脑打印机的驱动程序，再打开需要打印的Excel工作簿，调出“打印内容”对话框，将打印机设置成B电脑上的打印机，选中“打印到文件”选项，并设置好其他选项，按“确定”按钮，在随后弹出的“打印到文件”对话框中输入一个文件名（如a.prn）后，再按“确定”按钮。然后将a.prn（保存在“我的文件”文件夹中）文件拷贝到电脑B中，在DOS状态下（Windows下的“MS-DOS方式”也可以），在文件所在的目录中，执行“copy a.prn lpt1”命令，即可将Excel工作表打印出来。

PS：lpt1代表的是打印机的第一个端口，同样lpt2是第二个端口，如果你计算机并没有接打印机，不要尝试这个指令，以免有当机的可能，如果你的打印机是利用USB port 与计算机连接的话，可能没有办法从 MS-DOS 下打印。

3、打印指定页面

一个由多页组成的工作表，打印出来后，发现其中某一页（或某几页）有问题，修改后，没有必要全部都打印一遍！只要选择“文件”→“打印”（不能直接按 “常用”工具栏上的“打印”按钮，否则是将整个工作表全部打印出来），打开“打印内容”对话框，选中“打印范围”下面的“页”选项，并在后面的方框中输入需要打印的页面页码，再按下“确定”按钮即可。

4、 一次打印多个工作表

在按住Shift（或Ctrl）键的同时，用鼠标在需要打印的工作表名称上单击，即可选中多个连续（或不连续）的工作表，进行正常的打印操作，即可将选中的工作表一次打印出来。在“打印内容” 对话框中，选中“打印内容”下面的“整个工作簿”选项，再确定打印，即可一次性将整个工作簿中所有工作表打印出来。

5、让工作表居中打印

有时，可能需要打印的数据不是很多。如果直接打印，这些内容有可能会集中在纸张顶端，看起来很不美观，但如果人工调整又非常麻烦。这时，只要选择“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项页，如果希望工作表中的数据在左右页边距之间水平居中，只要在“居中方式”小节下勾选 “水平”复选框即可；如果希望工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中，只要勾选“垂直”复选框，当然建议同时勾选这两个复选项，这样就美观多了。

PS：这个功能在Word中是没有的，所以需要类似情况下，如打印一个标识牌什么的，利用艺术字与此功能，就l比Word里面完成方便多了。

6、表格也缩印

有时为工作需要，可能要求将多页内容调整为一页打印出来（在Word中可以通过“缩放”技巧来实现），可选择“文件”→“页面设置”，再在打开的“页面设置”对话框中单击“页面”标签，在“缩放”组下有一个“调整为”选项，只要在这里键入打印工作表内容时所需要的页数（注意页宽和页高两个值必须一致）就可以了。不过，此功能对于与纸张高、宽比例严重不协调的工作表来说，建议不要采用，否则会严重影响打印效果。

7、让每一页都打印出标题行

一个由多页组成的表格，通常需要在每一页上都打印出标题行：执行“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”标签，在“顶端标题行”后面的方框中输入：$2:$3（这里假定第2和第3行为标题行，$符号在英文状态下，用Shift+4组合键输入），确定退出，再打印时，系统会自动为每一页加上标题行。如果在“左端标题列”后面的方框中输入列标题区域，就可以为每一页添加上列标题。

8、打印选定区域

选定需要打印的区域，执行“文件”→“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。如果经常要打印固定的某个区域，可以先选定相应区域，再执行“文件”→“打印区域”→“设置打印区域”。经过这样的设置后，无论是执行菜单的打印命令，还是直接按 “常用”工具栏上的“打印”按钮，均可将设置的区域打印出来。

9、打印不连续的单元格（区域）

如果仅仅需要将一些不连续的单元格（区域）中的内容打印出来，那么在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击需要打印的单元格（区域），选中多个不连续的单元格（区域，如 A2.B2:C8.D10……），然后选择“文件”→“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。此时，系统将选中的每一个不连续单元格（区域）分开，打印在不同页面上（即A2打印在一张纸上，B2:C8打印在另一张纸上……）。

10、打印不连续的行（或列）

有时，需要将一张工作表中部分不连续的行或列打印出来，可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击行（列）标，选中不需要打印出来的多个不连续的行（列），右击鼠标，选“隐藏”选项，将其隐藏起来，然后再执行打印操作就可以了。

11、将公式打印出来

如果要将单元格中的公式打印出来，则执行“工具”→“选项”，在“视图”标签中，选中“公式”选项，确定退出。此时，工作表中含有公式的单元格，不是显示公式的运算结果，而是显示出具体公式，执行打印操作，即可将公式打印出来。

12、自动避开错误值打印

当工作表中存在公式时，有时难免会出现一些错误信息，当然不想在打印时将这些错误信息也显示出来。选择“文件”→“页面设置”，单击“工作表”标签，再单击“打印”选项组下“错误单元格打印为”下拉列表框，再从中将缺省的“显示值”改为“＜空白＞”，这样就不会将屏幕上显示的错误信息也打印出来，而是只打印空白单元格。

13、单色打印

如果你想把文件打印成黑色，或者你的打印机不支持彩色打印，可以利用Excel的单色打印功能。选择“文件”→“页面设置”，单击“工作表”标签，再单击“打印”选项组下“单色打印”选上，这样就可以打印成黑色的文件了。

14、双面打印

工作中经常有需要把文件按顺序打印在纸张的正反两面，下面就利用一段宏，来完成此功能。

Sub 双面打印()
   '*******************************************
   '功能：双面打印的一段小程序，打印完正后，将所
   ' 有的纸张反向再放入打印机，继续打印反面

'*******************************************
   On Error Resume Next
   dd = ExecuteExcel4Macro("Get.Document(50)")
   For i = 1 To Int(dd / 2) + 1
   ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut From:=2 * i - 1, To:=2 * i - 1
   Next
   MsgBox "请将打印出的纸张反向装入纸槽中", vbOKOnly, "打印另一面"
   For j = 1 To Int(dd / 2) + 1
   ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut From:=2 * j, To:=2 * j
   Next
   End Sub

到此，收集的打印技巧就分享完毕，有你需要和不知道的吗！如果有的话，动手试一下吧