如何使用Excel巧设通知书系统

每到期末，老师都需要给每个学生家长发放一份通知书，其中包括学生成绩、评语等内容，以前大家往往是采用手工填写或者打印，必须要繁琐地对学生成绩进行排名、输入，工作量非常大，实际上利用Excel的一些函数以及功能，就可以对学生成绩进行排名，并可以实现批量打印通知书，下面就以某学校的期末通知书打印为例，来介绍具体实现方法。

整理成绩以及评语表

通常一份标准的家长通知书，一般都需要包括学生成绩以及老师的评语，因此在打印通知书之前，必须将这些资料整理好，启动Excel2007，新建一个工作薄，将其予以命名，比如“2009年度通知书打印”，在其中新建一个工作表，将其命名为“学生成绩明细”，在此表中将各个学生的成绩复制过来，由于还需要对学生成绩进行合计、排名，因此在“总分”下面的I2单元格中输入求总分公式“=SUM(B2:H2)”，在“排名”下面的J2单元格中输入公式 “="第"&RANK(I2,$I$2:$I$71)&"名"”，然后将这两个公式复制对应的下面单元格区域中，就可以求出所有学生的总分以及在本班级中的排名了(图1)。

   图1

此外由于通知书中还需要添加老师的评语，因此新建一个工作表，将其命名为“老师评语”，然后在此表的A列中将学生成绩明细中的学生名单复制过来，然后在B列中输入老师对每个学生的评语(图2)。

   图2

设计通知书打印模板

虽然每个学校的家长通知书格式可能不尽完全相同，但是大体上是差不多的，新建一个工作表，将其命名为“批量打印通知书”，然后在此表的A2:K24单元格区域中，根据自己学校的要求，输入家长通知书的必要内容，如标题、开头语、成绩表格、评语表格以及家长填写意见的位置(图3)。

   图3

由于要实现批量打印，必须在此通知书模板中添加一个通知书序号选择单元格，这样就能够通过这个单元格中的不同序号，从而能够显示不同的家长通知书，在 L3单元格中输入“请输入序号”，然后确定M3单元格为通知书序号选项单元格。同时为了将前面学生成绩明细中每个学生的数据自动引用过来，在通知书中学生成绩明细表“学生姓名”下面的A12中输入公式“=OFFSET(学生成绩明细!$A$2,$M$3*1-1,0)&""”，在第1门课“语文” 下面的B12中输入公式“=VLOOKUP($A$12,学生成绩明细!$A$2:$K$60,2,0)”，在第2门课“数学”下面的B12中输入公式 “=VLOOKUP($A$12,学生成绩明细!$A$2:$K$60,3,0)”，并依次类推，然后在存放老师评语的A14中输入公式 “=VLOOKUP($A$12,老师评语!$A$2:$B$71,2,0)”。这样当在M3单元格中输入1时，就会在通知书模板中显示第1个学生的家长通知书，而2时，则显示第2个学生的家长通知书。

需要注意的是，此处使用了OFFSET、VLOOKUP等函数，其作用为根据M3单元格中的数值，而自动引用学生成绩明细对应的学生姓名，而且在成绩表以及评语中自动引用相应学生的成绩以及评语资料，而公式“OFFSET(学生成绩明细!$A$2,$M$3*1-1,0)&""”中的$M$3*1则是针对不同数据之间相隔行数而定的，如果相隔2行，则将其修改为$M$3*2即可。

利用控件，高效率批量打印通知书

在前面通知书模板设计的基础上，就可以利用控件进行批量打印通知书的工作了，在N2、N3中分别输入开始序号、结束序号，以其后面的O2、O3单元格作为批量打印通知书的起始序号，接着单击“开发工具”菜单，单击“控件”功能区中的“插入”选项，在弹出的控件列表中，选择“ActiveX控件”中的命令按钮，将其拖动到M3单元格的下面。

接着右击此按钮控件，在弹出的右键快捷菜单中，选择“属性”命令，在随之弹出的“属性”对话框中，将此按钮控件的“Caption”属性，即按钮标题修改为“批量打印通知书”。然后还是右击此按钮控件，选择“查看代码”命令，在弹出的VBA编辑窗口中输入以下批量打印命令：

Private Sub CommandButton1_Click()

For i = Range("o2") To Range("o3")

Range("m3") = i

ActiveSheet.PrintOut

Next

End Sub

输入完毕后，关闭此VBA编辑框，单击“控件”功能区中的“设计模式”选项，以退出设计模式，然后选择下通知书的打印区域，最后在O2、O3单元格中输入需要批量打印家长通知书的起始序号，如1～50，最后单击“批量打印通知书”按钮，就可以立即打印出所需要的所需要的50名学生通知书了。

以上的批量打印是仅仅针对通知书打印而言的，实际上利用以上方法，稍微修改下，还可以应用其他一些批量打印工作领域中，如打印标签、付款通知单、成绩单等等，通过这个方法能够大大提高工作效率，减少出现工作误差的机率。