Word 文档生成 PDF 的过程中，PDF 文件，应该「保存为」还是「打印为」？

最近在使用 Word 文档生成 PDF 的过程中，遇到了一个有关字体嵌入的问题，进而让我开始考虑 PDF 文件的创建方式。当我们需要使用某种格式的文档（例如 Word 的 .docx）创建一份 PDF 的时候，到底该通过「保存」还是「打印」的方式进行呢？

「保存」和「打印」，效果好像是类似的

记得大概是从 Office 2007 开始，可以额外安装一个免费的加载项，直接在 Office 应用中把文档「保存」成 PDF 格式。从 Office 2013 开始，该功能进一步完善，直接成为一个内置功能，无需安装任何额外的软件就可以把文档保存成 PDF 格式。Word、PowerPoint、Excel 均可支持。更方便的是，Word 2013 开始可以直接打开/编辑 PDF 格式的文档。

除此之外还有另一种方式，给系统中安装虚拟打印机软件，将文档「打印」成 PDF 格式。类似这样的第三方工具非常多，有免费的，也有收费的，而 Windows 10 更是直接内建了一个名为「Microsoft Print to PDF」的虚拟打印机。这种方式的通用性更强，任何程序只要支持打印，就能将程序中创建的文档转换为 PDF 格式。

那么为啥非要用 PDF 格式？

先来考虑一下为啥要用 PDF 格式吧。其实只要把 PDF 格式理解为「纸质文档」的数字化版本，一切就清楚了。

• 字体问题：有一份中文的文稿，如果这个文稿印刷/打印在纸面上，拿给任何人，对方都可以直接查看，哪怕对方并不懂中文。但如果是一份电子版文稿，对方的电脑中没有任何中文字体的情况下会无法查看。这种问题以前比较常见，现在新的操作系统对多语言环境提供了更好的支持，任何语言的文字基本都能正确显示（文稿呈现结果美观与否另当别论，一个默认安装的英文 Windows 系统肯定不会内置太多不同样式的中文字体，但基本的查看还是没问题的）。

  PDF 格式是可以嵌入字体的，因此在将其他格式的文稿转换为 PDF 格式后，就算对方系统中没有安装相应的字体，文稿内容也能精确呈现。也正是因为这种原因，PDF 格式在设计行业非常普遍，设计师精心设计的稿件，直接拿给客户看，如果客户电脑上缺少必要的字体，效果肯定大打折扣，但转换成 PDF 就不怕了，需要的字体都直接嵌入在 PDF 中。

• 内容呈现问题：有一份 AutoCAD 设计图，如果这个图印刷/打印在纸上，任何人都可以直接查看。但如果将 AutoCAD 文件直接发给别人，对方电脑上没有安装 AutoCAD 或必要的查看器的话，看不成啦。作为设计师，你要是把设计图发给客户，同时告诉客户，你要先访问一个网站，下载一个某某查看器，然后执行一二三四步操作安装查看器，这样才能看我的设计图，你觉得客户会怎么想！今天要看 CAD 图装个查看器，明天要看 CorelDraw 图再装个查看器，后天要看某某格式的文档再装个查看器？哎，这个格式没提供免费的查看器，要看必须装他们家的完整版软件，软件许可每用户五六千块。要不去网盘找找有没有盗版？

  但如果把文档转换为 PDF 格式再发给客户就简单多了。就算客户电脑里没有装任何 PDF 阅读器，装一个就行了。而现在的很多新版浏览器，甚至操作系统本身都能支持直接打开 PDF 文件。简单方便高效。同时这种方式也可以确保文稿在任何设备，无论 4 寸屏幕的手机，10 寸屏幕的平板，24 寸甚至更大尺寸的电脑显示器上，都能呈现出完全一致的内容布局和显示效果。

• 防篡改问题：这个问题可以这样理解，假设有个作曲家，谱了一个曲子需要发给客户。此时有两种方法：把曲子演奏出来，并将音频文件发送给客户（类似于 PDF），或者直接把五线谱发给客户（类似原始格式的文档）。为了尽量维护自己的权益，你觉得哪种方式更好？给五线谱吧，要想修改实在是太容易了；给音频文件呢？音频文件也不是完全不能修改，只不过相对来说麻烦了很多。

当然还有其他一些优势，不过我接触不多，也就不详细展开说了。PDF 格式在很多场合还是挺有用的。所以就产生了下一个问题：

到底是要「保存」还是「打印」？

对于新版 Office 软件这种既能在软件内部将文档「另存为」PDF 格式，又能借助 PDF 虚拟打印机将文档「打印」成 PDF 格式的程序，到底哪种方式更好？

简单来说，「保存」的 PDF 文档，依然会尽量维持文档的一些「数字化格式」属性；而「打印」的 PDF 文档会尽量类似于传统的纸质文档，在真正的「纸张」上无法获得的功能，在「打印」的 PDF 文档中一样无法获得。

啥意思呢？

超级链接

超级链接是数字化世界里一个最显著的特征。假设文稿中需要包含超级链接，考虑下面这个例子：

「这里」两个字的颜色和其他文字不同，并增加了下划线。直接点击这个文字可以打开一个网页。包含上述这行文字的文稿在「保存」成 PDF 格式后，PDF 中这两个字点击后依然是有效果的；但如果通过「打印」的方式创建 PDF 文档，虽然这两个字依然会显示为不同颜色，包含下划线，看起来是个超级链接，不过实际点击后不会有任何效果。本应如此啊，用手指猛戳纸张上的文字，你指望能产生什么效果呢！为了让「打印」的PDF 也能呈现链接内容，就只能将文稿中的内容改成下面这样：

但是依然不能点击哦！你的读者只能手工选中括号里的链接文本，复制并粘贴到浏览器中查看。

书签

对于篇幅比较长的 Word 文档，带有层次结构的标题是个很好的功能，不仅可以方便地在不同章节之间定位和跳转，还能用简单的操作生成可点击的目录。例如有这样一份文稿：

将这样的内容「打印」成 PDF 后，虽然字体字号等文字样式都还在，但所有标题的层次结构（以及其他所有非「可打印」信息）都会丢失，如果要查看的是一份几百上千页的文档，慢慢翻找吧…

如果是直接「保存」而来的 PDF，情况将完全不同，保存的时候通常可以选择是否创建书签，而这样创建的 PDF 也很好地保留了文档的一些「数字化」特征。例如下图最上层的对话框就是在 Word 2016 中将文档「保存」为 PDF 时可以设置的选项。

这两种方式创建的 PDF 文档还有其他一些差异，不过我暂时还没遇到。例如在研究这个问题时，发现有人提到过在同一个程序中使用这两种方式创建 PDF 文稿，其中一种创建的 PDF 中图片等内容的质量较高，而另一种的较差等。没有具体遇到，所以暂时不知道是为啥。反正方法有两种，自己尝试一下，看哪种更好，更适合自己吧。

接下来我想说说导致我考虑这个问题的原因，因为我在使用过程中遇到了一个很奇怪的情况。

不同创建方式，字体的处理也有差异

最近我接触到一种新字体：汉仪旗黑。我个人挺喜欢这种字体的，于是最近处理的一些 Word 文档中开始使用这个字体。但在将使用这种字体的文档以「保存」的方式转换为 PDF 之后发现，所有应用了汉仪旗黑的文字都没能将字体嵌入到文档中，而是以「图片」形式嵌入的；但是以「打印」方式创建的话，应用了汉仪旗黑的文字就可以正常地以「文本」形式呈现在 PDF 中。

至今还不知道原因，不知道谁有啥见解。具体的软件环境如下：

Windows 10 Pro Build 14342 x64，Word 2016 (16.0.6925.1014) x64，Acrobat Reader DC (2015.016.20041)。

在 Word 2016 创建的文稿中使用了下列两个字体，根据属性来看，应该都是可以嵌入文档的：

在 Word 2016 中建立一个文档，输入下图所示内容，并分别应用上面这两种字体，同时设置 Word 的选项允许嵌入字体：

直接使用 Word 2016 将文档「保存」为 PDF 格式：

随后用 Acrobat Reader DC 打开生成的文档。发现应用了微软雅黑字体的第一行文字，所有内容可以选中，并可复制为文字。但应用了汉仪旗黑的第二行文字，只有其中的英文部分可以选中并复制为文字，中文字符部分是图片：

进一步查看该 PDF 文件的属性，发现汉仪旗黑字体根本没有嵌入。

由于是以图片形式嵌入，这样的文件在放大之后显示效果变得非常差（具体效果请点击看大图）：

就算不放大，按照 100％ 的比例显示，在某些 PDF 阅读器，例如 Windows 10 Edge 浏览器，以及微软的「阅读器」应用中，图片形式的文字看起来发虚（效果请点击看大图）：

我有文字洁癖，这样的情况无法忍受…

以往使用其他字体生成的 PDF 文件似乎并没有出现过类似的问题，只有汉仪旗黑，准确来说，是汉仪旗黑中的中文字符（第二行应用了汉仪旗黑的文字中，后面的英文字符依然是可以选中和复制的），无法以文字形式连同字体一起嵌入到 PDF 中。不知道这是 Word 的问题，还是汉仪旗黑字体的问题，或者 PDF 格式本身的问题。

同一份文稿，使用 Windows 10 自带的 Microsoft Print to PDF 「打印」成 PDF 后，应用汉仪旗黑的文字会呈现为可选择，可复制的文字 ，同时 PDF 文件的属性中显示嵌入了下列字体，估计这是虚拟打印机的驱动对内容进行处理后造成的。虽然字体名称变了，但至少可以正确显示。

题外话：汉仪旗黑这个字体真心不错，挺漂亮的。网上有很多介绍，例如这里。难能可贵的是，个人用途可以免费使用该字体。关注微信公众号「汉仪字库」，回复「汉仪旗黑」就可以获得下载链接。好东西，还免费，我愿意给他们安利一下。