Excel在预算管控中的应用-专用预算程序能替换Excel？-

最近在一个公共论坛上发帖询问，主题专家（SME）是否会放弃其电子表格以支持专用预算应用程序。我认为这个问题的答案是否定的。出于充分的原因，大多数中小企业将继续使用Excel进行预算和预测。这里有几个：1. Excel允许中小型企业以他们自己的假设开始，然后以它们为基础。Excel不会强迫SME严格按照时间表由匿名程序员创建的系统。那是…Excel充当斜坡。它提供了一种方法，可以逐步开始，然后根据您的知识和需求进行提升。Excel使每个公司都可以将其预测和预算模型适应公司的独特环境。2. Excel提供了比大多数第三方程序包提供的创建更复杂模型的功能。第三方业务绩效管理（BPM）公司倾向于琐碎Excel。如果您需要真正的功能，他们会告诉我们，请删除Excel并获取我们的程序！但是，与我听说过的每个预算程序包相比，Excel提供了更多的功能来分析，计算，管理异常，查找异常值，报告等。如果您需要预算和预测具有真正的分析能力，请使用Excel。3.中小企业通常通过学习Excel更好地帮助他们的职业发展，而不是偶尔使用数十种竞争性预算和分析软件包中的一种。每次使用Excel创建预算和预测时，您可能会学到更多有关该程序的信息。您一定会成为更高级的用户。这对您的职业生涯非常有用，因为如果您对Excel有很好的了解，那么您就会拥有世界上几乎每个组织都可以使用的技能。另一方面，对许多竞争性预算计划之一了解可能对您的职业没有太大帮助。4.小公司和部门只能负担得起Excel。这代表了预算发生的大部分地点。无论第三方预算软件包的优点是什么，小型部门和公司都负担不起。因此，他们一定会使用Excel。5.有几种出色的工具可用来增强Excel的预算和预测能力，而不是替代它。在该列表的顶部是Excel友好的OLAP程序，例如IBM / Cognos的TM1和PARIS Technologies的PowerOLAP。Excel的局限性在于它无法管理大型公司的预测和预算所需的大量数据。但是那些公司不需要替换Excel即可解决此问题。TM1和PowerOLAP（ExcelUser广告商）都允许电子表格公式将数据写入服务器并从服务器返回数据。PowerOLAP允许我们将Internet视为将Excel连接到服务器的网络。因此，管理人员可以在Excel中处理预算。对于PowerOLAP，他们可以在家中，麦当劳，星巴克，酒店房间或任何其他具有Internet连接的地方进行操作。这是这些工具提供的功能的简要示例：我曾经有一个客户依靠其现场销售人员来预测每种产品的销售。但是由于销售人员对销售能力过于自信，因此预测通常过高。因此，我编写了一个简单的VBA程序，该程序依赖于Excel友好的OLAP数据库。该程序遍历每个地区的每个产品，在Excel中更新了时间序列预测，然后在另一个电子表格中汇总了预测的两个版本。这些信息使我的客户可以找到两个版本的预测之间存在较大差异的地方。这样一来，预算编制人员就可以向销售人员询问为什么某些预测与以前的销售趋势所暗示的显着不同。因此，通过将合理性测试应用于人类预测，客户可以大大提高其预测的准确性。这些程序还提供了成本优势：它们的技术支持产品的单用户版本，这使小型公司可以廉价地开始使用它们。（不过，我所听到的最后一个消息是，IBM不会将TM1的单用户版本出售给首次使用的客户。）6.在这个充满挑战的经济环境中，预测和预算通常应包括公司四面墙以外的数据。但是大多数第三方工具都依赖于IT部门控制的数据，而IT部门通常会禁止大多数第三方数据。IT经理小心地保护数据库。通常，这是个好主意。但是，当预算和预测经常部分地依赖于外部（网络）数据时，这种严格的控制会对中小企业造成巨大的问题。另一方面， Excel公式可以轻松地从Web返回数据。因此，与大多数其他程序相比，Excel提供了更多的使用外部数据的能力。

7. Excel比专用的预算和预测软件更加灵活。如今，商业环境正在迅速变化。因此，预算和预测通常必须迅速适应不断变化的状况。但是专用的预算和预测软件不如Excel灵活。如果您的业务环境发生重大变化，则可以使用Excel适应这些变化。（但是，您可能需要花一些时间才能进行这些更改。）但是，对于其他软件，重大更改往往会导致与经理，IT部门，软件供应商以及具有支出权限的人员进行多次会议。如果您喜欢开会，请不要使用Excel。