用excel中的分类汇总进行分页计算

朋友是建筑公司的一名预算员，一般都是用excel表格做预算清单，每次做了最后总计还需要每一页的分页小计，当初为了学习分页统计可蛮烦坏他了，经过我的指导他在用excel中的分类汇总进行分页计算就解决了这个问题。

1、准备

第一步：打开需要分页合计的工作表―“预算”工作表，按住Ctrl键拖动“预算”工作表标签复制出另一张工作表“预算（2）”，右击其标签重命名为“分页小计”。在“分页小计”工作表A1单元格中输入＝预算！A1，选中A1单元格进行复制，再选中全部有字的区域（假设为A1：L100），执行“编辑→选择性粘贴”选项，选中“公式”确定后进行粘贴。从菜单栏的“工具→选项→视图”中取消“零值”选项前的“√”。这样可以得到一张与原表完全一样的表格，连数据也会随原表更改。

第二步：执行“文件→打印预览”选项，确认一下一页中要打印多少行数据（计算时只计数据行不含标题），例子中的表格是每页12行。执行“文件→页面设置→工作表”选项，在“顶端标题行”中输入$1:$3，设置重复标题行为1至3行。

2、页页小计

第一步：在最后一列后面增加一列（K列），输入标题为页码，在下面的K4单元格输入公式为=IF（J4＝",",INT（（ROW（）-3）/12）+1），把公式复制到K列的各个单元格中。公式中的12为每页可打印的行数，（ROW（）-3）中的3为表头所占的行数。

第二步：选中全部数据区域，包括我们增加的K列（例：A3:K100）。执行“数据→分类汇总”选项，在弹出“分类汇总”窗口中设置“分类字段”为页码、“汇总方式”为求和，在“选定汇总项”中选中要汇总的项目（注意：页码也一定要选中），并选中下面的“每组数据分页”和“汇总结果显示在数据下方”复选框。单击“确定”按钮后，就可以看到分页小计和合计了，不过在此的分页小计显示为：1 汇总、2 汇总……还要再执行“编辑→替换”选项，查找“* 汇总”替换为“分页小计”。分页小计所在列不够宽时，右侧文字会被遮住，此时只要选中小计所在列（E列）设置为右对齐即可解决，过多的文字会自动往左跨列显示。

3、打印及维护

最后，右击K列列标，选择“隐藏”把K列隐藏起来，就可以进行打印了。以后改变数据，只要没有增加数据行就不需要再修改了，你完全可以直接打印。当然，如果增加了数据行也没问题，只要通过执行“数据→分类汇总”选项，单击“全部删除”按钮，删除已有汇总，然后再重复分类汇总这一步骤即可。

如果原“预算”工作表中进行了删除或插入行操作，那么，我们将不得不重复全部的公式复制和分页小计操作。所以，如果你要处理的表格经常需要删除或插入行，那么，还是直接在原表上按步骤进行设置会更方便，反正全部也只有两步而已，只是在打印后删除分类汇总就是了。

4、需要注意什么

第一、分类汇总时，必须选中要汇总的区域进行设置，否则，最下面无数据的空行也会列入汇总。因为左侧无数据时K列中的相应单元格虽然为空，但单元格中毕竟有公式并非空白。当然，如果你一开始是通过双击K2单元格的填充柄进行公式复制的话，那么它只会填充到左侧有数据的单元格中，也就没这问题了。不过，那样做以后增加数据时就得重新复制K列的公式，也不见得会更方便，可按表格的用途决定使用哪一种填充。

第二、若只想要分页小计的数据而不需要多余的文字，那么分类汇总时，只要在汇总项中不选中“页码”，这些1汇总、2 汇总…等字就可在最后和K列一起被隐藏起来。此外，如果你想直接在指定位置填写“分页小计”也行，首先，分类汇总时汇总项中不要选中“页码”，然后选中要填写的C列中全部数据区域（例：C4:C109），单击菜单栏的“编辑→定位…”，在弹出的“定位”窗口中单击“定位条件”按钮，在定位条件窗口中选中“空白”选项，单击“确定”按钮。这样，选中的就是全部分页小计所在行的空白单元格。然后输入“分页小计”四个字，再按Ctrl+回车键，就可以同时在选中的单元格中输入分页小计。