Excel表格打印的方法与技巧

今天我们利用Excel2000/XP创建了一个表格文档。由于Excel文档的特殊性，与在Word中打印文档有一定的区别，所以本篇我们将介绍Excel表格打印的方法与技巧。

一、表格打印

对于刚刚创建完毕的表格来说，不要立刻单击“打印”按钮输出表格。应当按下面的介绍进行设置和预览，满意以后再进行打印，这样可以节约宝贵的纸张和时间。

1、打印设置

首先单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，打开“工作表”选项卡。如果每一页都要打印表格标题、说明和列标题，应当用鼠标单击“顶端标题行”框。再将光标放入工作表左边的“行标”处，待光标变成右箭头时拖过要打印的行，即可使绝对引用的行号出现在“顶端标题行”内。经过上述处理，表格的每一页均可重复打印表格标题、说明之类的内容。图1中的“左端标题列”作用同上，如果你将数据的标题放到了列中，也可以像“顶端标题行”那样重复打印。

工作表的“行号”和“列标”在默认时为不打印。如果你需要打印工作表中的“行号”和“列标”，可以按以下步骤操作:打开图1所示的“工作表”选项卡，选中其中的“行号列标”复选框即可。

另外，“页边距”选项卡的“居中方式”下有两个比较重要的选项，它们可以决定表格在页面上的“水平”和“垂直”居中方式，你可以根据自己的需要选择。

2、指定打印页数

打印表格会遇到最后一页只有很少几行数据的情况，手工调整费时费力，我们可以让Excel进行自动操作:打开待打印表格所在的工作表，单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，就可以看到“页面”选项卡。假如你通过“打印预览”看到最后一页（如16页）只有两三行，此时可以选中“调整为”单选项，然后在“页宽”框内输入（或选择）“1”，接着在“页高”框内输入（或选择）你要打印的页数（如15页）。这样就可以通过减小行高、字号等方法将最后一页的内容均匀分配到其他页，从而使打印出来的表格正好占满整数页。

3、打印预览

打印设置完成后，单击图1或工具栏中的“打印预览”按钮，就可以打开“打印预览”窗口，你可以从状态栏看到待打印表格的页数。拖动竖直滚动条上的滑块或转动滚轮鼠标上的滚轮，可以快速翻页查看任意一页的打印效果。与Word不同的是:Excel预览窗口的工具按钮较多。其中“设置”按钮可以打开“页面设置”对话框，修改打印方向、页面大小和页边距等等。“页边距”按钮可以在预览页上显示页边距和页眉等的设置线，用鼠标拖动即可快速修改这些参数。单击“分页预览”按钮可以进入“分页预览”视图，便于观察表格在Excel窗口中的布局和总页数等;使用“视图”菜单下的“普通”命令可以回到“普通”视图。

4、表格打印

如果你对预览结果非常满意，就可以单击图2中的按钮直接打印了，也可以回到Excel主窗口，使用“打印”按钮或命令进行打印。这里的操作和Word非常相似，本文就不深入说明了。另外，Excel还可以和Word“联合作战”，利用后者的打印功能输出更加复杂的表格，我们将在后续的系列中介绍有关的内容。

二、打印技巧

1、一次打印多个工作簿

如果要打印多个工作簿中的多个表格，常采用的方法是逐个打开然后打印。其实，我们也可以一次打印多个工作簿，前提是所有工作簿位于同一文件夹，而且每个工作簿只有一个待打印的表格（否则所有的表格都会被打印）。具体做法是:打开“资源管理器”逐个选中要打印的工作簿，然后单击“文件”菜单下的“打印”命令。系统就会逐个打开文件并打印其中的表格了。

2、一次打印多个工作表

如果你需要打印一个工作簿内的全部工作表，可以逐个将其打开后打印，也可以采用下面的技巧一次完成:打开工作簿后按住Ctrl键，用鼠标逐个单击要打印的工作表标签，将要打印的全部工作表选中，然后单击“文件”菜单下的“打印”命令，系统就会逐个打印每个工作表中的表格。如果你想预览打印效果，可以在选中工作簿以后按照常规方法操作。

3、打印连续页码

按照上面介绍的方法一次打印多个工作表时，每个工作表中的表格页码都是从1开始编号的。如果你需要将多个工作表的表格页码连续排列，可以采用下面的技巧:首先采用上面介绍的方法查看第一个工作表的总页数，接着切换到第二个工作表。单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，打开“页面设置→页眉/页脚”选项卡，再单击“自定义页眉”（或“自定义页脚”）按钮打开对话框（图4）。根据需要单击其中的“左”、“中”或“右”框，再单击带有“#”字样的按钮，即可将“&［页码］”放入框中。如果你要让第二个工作表的首页码接着第一个工作表的尾页码，只须在“&［页码］”后输入后者的总页数（即尾页码，例如11），使其变成“&［页码］+11”的样子。如果必要，你还可以在“&［页码］+11”前后加上“第”和“页”字样，使其变成“第&［页码］+11页”。最后按上面介绍的方法操作，你就可以打印页码连续的多个工作表了。