excel 美只为表达诉求［美人计］

尺有所短，寸有所长。不是所有数据都可以通过图表表达得清清楚楚、明明白白；也不是任何和数据有关的诉求，都适合使用图表来表达。充分利用Excel图表元素的属性和方法，扬长避短是图表制作中必须要考虑的问题。

1. 适当地使用美化技巧，会使图表更加易于阅读和理解，更重要的是可以提高读者的阅读兴趣。

2. 借助照相机可以实现一些看似无法实现的图表，同时这是一个将图表进行拼装的工具。

3. 图表其实和自选图形没有两样，利用该特点可以绘制精准的自选图形来填充图表。

4. 有些图表的制作过程和绣花差不多，只有付出耐心，才会有丰硕的回报。

5. 图表实现的过程，往往是Excel图表制作中多种技巧灵活应用的结果。

6. 使用Excel图表，会将问题变得复杂或将诉求表达得更加混乱时，放弃Excel图表的使用往往是最佳方案。

美只为表达诉求［美人］：当代人的时间越来越不够用，同时变得越来越浮躁，但人们喜欢美的事物，这一点亘古不曾改变。从视觉角度出发，读者更愿意花时间来阅读具有美感的图表，这有助于将诉求传达给读者，并使读者欣然接受这些诉求。

色彩与背景

当下，大量的商业杂志和Web网页中，包含了各式各样的图表，这些图表影响着我们对图表的认识和审美水平。尤其是那些非常具有美感的信息图表，很是炫丽，令人耳目一新。但请注意：职场人士在日常办公中，所使用到的图表不应该是这类美术作品。

商业杂志图表以《经济学人》杂志为代表，所载图表（如图11.1-1所示）专业、大气、干净利落，而被视为图表制作的范本来模仿，尤其为人称道的是此类图表基本不存在垃圾信息，这是我们日常工作中必须要学习和锤炼的地方。但笔者并不推荐职场人士刻意去使用这类风格的图表，尤其是去模仿背景、边框这类起修饰作用的内容。原因在于我们所做的图表绝大多数并非以独立展示为目的，其仅仅是内容的一个部分。正如本书除少数案例图表外，所载案例图表基本都不使用背景、图表区边框，因为这样会使图表太过孤立，在整个画面中就如衣服上的一块块补丁，强烈吸引着视觉的关注，而使读者忽略主体内容，其次背景的使用会降低图表诉求的阐述效果。

图11.1-1主要商业报刊杂志图表样式

当然如果图表使用在PowerPoint幻灯片中，将幻灯片的整体母版风格采用这种模式，也不失为一个好的方法，尤其是有背景底色的图表，这些颜色的亮度和饱和度均比较低，可以减少大面积白色的刺眼感。

虽然处理图表的色彩和背景对我们而言仅是举手之劳，但往往还是有一部分人在这一点上犯下错误。切忌将图表搞成调色板，试图将所有颜色都填充到图表中，并使用各种渲染方式去美化每个图表元素，这不是一个好主意。图表美化首要考虑的是：学会将时间和精力花费在诉求表达上，而不是无关紧要的细节上。如图11.1-2所示，这简直太糟糕了，比Excel默认的图表效果更加拙劣，这样的图表基本不要寄希望读者看过之后，眼球会停留在上面，我相信大部分读者会选择直接无视。

图11.1-2糟糕的图表色彩、背景美化

坐标标签美化

有时在图表完成后，我们会发现图表刻度轴的处理往往不尽如人意。尤其是柱形和折线图的横轴为时间刻度时，Excel图表的自动默认选项，会使图表的横轴刻度标签挤成一堆；数据的度量单位也是一个令人困惑的问题，一般情况下这需要额外使用文本框来完成。

图11.1-3列举了3类不同的处理方法：❶的横轴刻度标签使用时间刻度，通过设置分类数间隔实现，纵轴的数值度量单位使用分类横轴的标题来实现；❷的横轴刻度标签使用辅助数据列强制分类刻度，通过设置双层坐标刻度标签实现，纵轴的数值度量单位使用数字格式［=100］#,##0"万台";#,##0;#,##0来实现；❸和❷的横轴和纵轴设置方式基本相同，唯一不同的是❸的横轴只使用单层坐标刻度标签。

图11.1-33类不同的坐标标签表示

在现实图表制作中，这需要灵活掌握，原则是尽量减少重复信息，使图表阅读起来清爽悦目，确保信息完整和不存在误导，在上面的案例中笔者倾向推荐大家使用❸的设置方式来处理。

处理极大值与极小值

有时图表中数据会出现极大值或极小值的状况，此时在图表中使用折断符是一个不错的选择。根据图表的数据状况，将折断符使用在坐标轴上和图表系列上是完全不同的两种方式，前者的实现过程相对简单，后者则要复杂一些，当然后者仅限使用在柱形图和条形图中。

1．折断符使用在坐标轴上，如图11.1-4所示的案例。

图11.1-4折断符使用在坐标轴上

图11.1-4案例源数据分布在75～90这个区间，由于Excel默认的设置，会使纵轴刻度默认最小值为65，对于读者而言，很容易忽略这点，从而使数据解读产生偏差。如果将纵轴刻度最小值设为0，则数据间的差异又不明显，不足以使人关注数据，此时使用图11.1-4的方法就不失为一个折中的方法。

图11.1-4案例是在图表中额外增加了一个XY散点图表系列，通过“＝”设置对应的系列数据标志来实现。首先需要将纵轴的数字格式设为：［=65］"";［=95］G／通用格式"百万";G／通用格式；其次是折断符号“”是将数字“7”设置为Wingdings 3字体所得。其他的设置如图11.1-5所示。

图11.1-5图11.1-4的实现

2．折断符使用在系列上，如图11.1-6所示。

图11.1-6折断符使用在图表系列上

图11.1-6案例是对图11.1-4的另一种演绎，这个方式在视觉中要简单和直白一些。这个案例的实现首先将原始数据转换后绘制柱形图，然后添加XY散点图到相应的折断部位，并将自选图形粘贴进XY散点系列中实现折断效果，如图11.1-7所示。

图11.1-7图11.1-6的实现第1步

此时的坐标刻度和原始图表大相径庭，必须通过模拟纵轴刻度来实现图11.1-6案例的效果，该方法必须要对原始的坐标刻度进行相应的设置。具体实现方法是：向图表添加XY散点图，并通过“＝”设置对应的系列数据标志，如图11.1-8所示。

图11.1-8图11.1-6的实现第2步

切记对数刻度的使用仅局限于：数据必须要进行对数转换的严谨数学应用。通过设置对数刻度的方法，来处理图表中的极大值或极小值，非常糟糕。因为在视觉中，主诉求系列的图形表达完全和真实数据状态是两个概念，希望读者具有计算机式的大脑，将这些图形表达准确还原到真实的数据状态，这相当不切实际。